Principi

Ai fini dell’adempimento dei doveri di vigilanza, i sindaci, adeguatamente informati, partecipano all’assemblea dei soci e alle assemblee speciali degli azionisti.

Il collegio sindacale accerta che siano osservate le formalità e le disposizioni, fissate dalla legge e previste nello statuto, per la regolare convocazione e costituzione delle assemblee, e, nel corso delle riunioni, deve verificarne il regolare svolgimento.

I sindaci sono tenuti a intervenire nel corso del dibattito, qualora ravvisino violazioni della legge o dello statuto della società ovvero dei principi di corretta amministrazione, manifestando il proprio motivato dissenso o le proprie riserve e chiedendone la relativa verbalizzazione.

Qualora, nonostante l’intervento dei sindaci, fossero assunte deliberazioni ritenute in contrasto con la legge o con lo statuto ovvero nell’eventualità che le deliberazioni assunte non siano tempestivamente sostituite con altre conformi alla legge e allo statuto, il collegio sindacale è legittimato ad impugnare dette deliberazioni.

Se esistono diverse categorie di azioni o strumenti finanziari che conferiscono diritti amministrativi, i sindaci devono verificare che le delibere dell’assemblea che pregiudichino i diritti di una di esse siano approvate anche dall’assemblea speciale degli appartenenti alla categoria interessata.

I sindaci possono, altresì, partecipare all’assemblea degli obbligazionisti e a quella dei portatori di strumenti finanziari.

Riferimenti normativi

Artt. 2366, 2368, 2369, 2375, 2376, 2377, 2378, 2403, 2405, 2415, ult. co., 2479-ter c.c.

Criteri applicativi

I sindaci, tutti regolarmente convocati, partecipano all’assemblea dei soci e alle assemblee speciali degli azionisti mentre possono partecipare all’assemblea degli obbligazionisti e dei portatori di strumenti finanziari.

Il collegio sindacale vigila che:

• siano osservate le formalità e le disposizioni fissate dalla legge e previste nello statuto per la regolare convocazione e siano altresì rispettate le previste formalità pubblicitarie;

• nelle società con azioni diffuse tra il pubblico in misura rilevante20, eventuali patti parasociali siano comunicati alla società e dichiarati in apertura di ogni assemblea e che la relativa dichiarazione sia trascritta e depositata presso il registro delle imprese (art. 2341-ter c.c.) (21);

• le delibere siano assunte nel rispetto dei punti all’ordine del giorno e dei quorum costitutivi e deliberativi ed i lavori assembleari siano regolarmente svolti;

• le deliberazioni dell’assemblea risultino dal verbale che potrà essere redatto con modalità e criteri fissati dal presidente;

• il verbale sia redatto senza ritardo; per non ledere l’interesse dei soci (diritto di impugnativa) o di terzi, i tempi per la definizione del verbale dovranno essere contenuti nel limite di trenta giorni (Cfr. artt. 2435 e 2436 c.c.);

• il verbale sia redatto e sottoscritto dal presidente e dal segretario;

• nel verbale siano riassunte, su richiesta dei soci, le dichiarazioni rese dagli stessi e relative all’argomento posto all’ordine del giorno;

• il verbale sia poi trascritto (anche quelli redatti per atto pubblico) nel libro verbali delle assemblee dei soci;

• nel caso in cui l’assemblea di prima convocazione sia andata deserta, venga verbalizzata la diserzione oppure venga accertato che, nel verbale relativo ai lavori assembleari in seconda convocazione, vi sia in merito espressa dichiarazione del presidente;

• il verbale venga redatto in modo adeguato a documentare i fatti avvenuti, le dichiarazioni rese e le decisioni assunte, non trascurando, in ogni caso, l’esigenza di evitare che siano riportate a verbale notizie di natura riservata o riferite a circostanze che, se rese note, potrebbero ledere l’immagine della società (specie se il verbale è destinato, in quanto depositato presso il registro delle imprese, a divenire accessibile a soggetti terzi).

Il collegio sindacale vigila altresì che il verbale dia conto:

• della data dell’assemblea;

• dell’identità dei partecipanti e del capitale rappresentato da ciascuno di essi (anche per allegato);

• delle modalità e del risultato delle votazioni con l’indicazione dei soci favorevoli, astenuti e contrari ad ogni singola deliberazione.

Il collegio sindacale accerta che siano osservate le formalità e le disposizioni, fissate dalla legge e previste nello statuto, per la regolare convocazione e costituzione dell’assemblea dei soci (o dell’assemblea speciale degli azionisti, all’assemblea degli obbligazionisti e dei portatori di strumenti finanziari).

I sindaci sono tenuti a intervenire nel corso del dibattito, qualora ravvisino violazioni della legge o dello statuto della società ovvero dei principi di corretta amministrazione, manifestando il proprio motivato dissenso o le proprie riserve e chiedendone la relativa verbalizzazione.

In ogni caso, ciascun sindaco può chiedere che le proprie dichiarazioni o osservazioni siano verbalizzate. Dal verbale, pertanto, dovrà desumersi la natura individuale delle osservazioni.

Qualora lo ritenga opportuno, il collegio sindacale può chiedere che il verbale, contenente le dichiarazioni e le osservazioni dei sindaci, sia redatto contestualmente all’assemblea o immediatamente dopo.

In tal caso, il verbale è comunicato senza indugio ai singoli componenti del collegio per verificare la trascrizione delle stesse. Il collegio sindacale può, altresì, chiedere la modificazione o la integrazione delle proprie dichiarazioni o osservazioni trascritte sul verbale.

Il collegio sindacale può, altresì, chiedere che al verbale sia allegata una sua relazione redatta per iscritto.

Nel corso della riunione, i sindaci riferiscono all’assemblea in merito a:

• le irregolarità significative, non sanate, di cui sono venuti a conoscenza, anche per il tramite delle segnalazioni del soggetto incaricato della revisione legale;

• le denunzie presentate dai soci ai sensi dell’art. 2408 c.c.;

• le denunzie proposte al Tribunale ai sensi dell’art. 2409 c.c.;

• l’esercizio dell’azione di responsabilità contro gli amministratori ai sensi dell’art. 2393 c.c.;

• le ulteriori iniziative eventualmente adottate dal collegio stesso.

Nell’assemblea dei soci convocata per l’approvazione del bilancio i sindaci devono riferire sull’attività di vigilanza svolta, sulle omissioni e sui fatti censurabili rilevati e devono formulare le proposte in ordine al bilancio e alla sua approvazione (art. 2429, co. 2, c.c.).

Al fine di consentire una consapevole partecipazione e di rendere possibili tempestivi interventi, è opportuno che i sindaci partecipino alle riunioni adeguatamente informati e documentati sui temi che costituiranno oggetto di valutazione e di deliberazione. A tale riguardo, appare altresì opportuno, se del caso, che i sindaci facciano annotare nel verbale dell’adunanza il difetto di preventiva informazione, che ha impedito il formarsi di un meditato convincimento sull’argomento, anche a prescindere da eventuali impugnative delle relative deliberazioni.

Le opinioni espresse nel corso delle assemblee sono, in linea di principio, espressione di una valutazione collegiale, salvo che il presidente o i singoli membri del collegio sindacale non chiariscano, in apertura di intervento, di esprimersi a titolo individuale. Qualora, nonostante l’intervento dei sindaci, fossero assunte deliberazioni ritenute in contrasto con la legge o con lo statuto ovvero ancora nell’eventualità che le deliberazioni assunte non siano tempestivamente sostituite con altre conformi alla legge e allo statuto, il collegio sindacale è legittimato ad impugnare dette deliberazioni.

Nel caso di violazione dei principi di corretta amministrazione che non sia rilevata o rilevabile nel corso dell’assemblea ma solo successivamente, i sindaci segnalano tempestivamente tale violazione all’organo amministrativo ovvero, in caso di inerzia, all’assemblea perché assuma gli opportuni provvedimenti.

Il sindaco che non partecipa all’assemblea acquisisce le informazioni ritenute necessarie od opportune dagli altri sindaci o dagli amministratori.

I sindaci devono altresì accertare se la società ha emesso titoli di categoria speciale come ad esempio azioni privilegiate, postergate nelle perdite (art. 2348 c.c.), azioni correlate (art. 2350 c.c.), azioni senza diritto di voto, a voto limitato, scaglionato o subordinato, (art. 2351, co. 1, c.c.), a voto plurimo, a voto condizionato (art. 2351, co. 3, c.c.), azioni a favore dei prestatori di lavoro (art. 2349 c.c.), azioni riscattabili (art. 2347-sexies c.c., subordinatamente alla condizione che il potere di riscatto sia attribuito al socio e l’assemblea generale voglia modificarne la disciplina), o strumenti finanziari che conferiscono diritti amministrativi (artt. 2346, 2349 e 2411 c.c.).

In questi casi, il collegio sindacale è tenuto a verificare che, qualora la delibera dell’assemblea pregiudichi i diritti di una categoria, le scelte assembleari siano approvate anche dall’assemblea speciale degli appartenenti alla categoria interessata, ex art. 2376 c.c.

L’eventuale lesione degli interessi dei soci in sede assembleare deve essere valutata dal collegio sindacale o dal sindaco unico anche nelle s.r.l. che abbiano emesso diverse categorie di quote.

Commento

La partecipazione alle assemblee dei soci, alle assemblee speciali degli azionisti, all’assemblea degli obbligazionisti e dei portatori di strumenti finanziari costituisce un indispensabile strumento messo a disposizione dei sindaci per l’adempimento della funzione di vigilanza.

Si consideri, peraltro, che il dovere di partecipare all’assemblea dei soci qualifica in modo rilevante la funzione, tanto da essere sanzionato con la decadenza, nel caso in cui il sindaco (che sia stato regolarmente informato) non partecipi, senza giustificato motivo anche ad una sola assemblea dei soci. Per tal motivo, in assenza di regolare convocazione del collegio sindacale, la delibera potrebbe essere dichiarata invalida.

Nel caso in cui la società abbia emesso diverse categorie di azioni o strumenti finanziari di cui all’art. 2376 c.c., i sindaci vigilano che, in sede di assemblea, non vengano pregiudicati i diritti degli azionisti possessori di specifiche categorie di titoli, senza l’approvazione dell’assemblea speciale. In questi casi, si ritiene che la deliberazione dell’assemblea speciale costituisca condizione essenziale di efficacia di quella assunta dall’assemblea.