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Pareri e proposte del collegio sindacale
La sezione 8 riguarda l’attività di consulenza talvolta richiesta al collegio sindacale. Laddove il parere o le osservazioni vengano richiesti nell’ambito di un iter più complesso (criteri di valutazione delle azioni nel recesso ex art. 2437-ter c.c., osservazioni in caso di perdite significative ex art. 2446 c.c., congruità del prezzo di emissione delle azioni in caso di aumento di capitale con esclusione o limitazione del diritto di opzione ex art. 2441 c.c., attestazione del rispetto dei limiti di emissioni obbligazionarie ex art. 2412 c.c.), l’attività espletata dal collegio sindacale è oggetto di esame nell’ambito delle Norme dedicate alle operazioni o ai procedimenti esaminati nel loro complesso.
8.1. Approvazione della delibera di nomina per cooptazione di amministratori
Principi
Il collegio sindacale è tenuto ad approvare la deliberazione con cui gli amministratori provvedono a sostituire uno o più amministratori venuti a mancare nel corso dell’esercizio. Tale approvazione, oltre che obbligatoria, risulta vincolante per gli amministratori.
Riferimenti normativi
Artt. 2386, 2477 c.c.
Criteri applicativi
La valutazione del collegio sindacale circa la scelta dell’amministratore (o degli amministratori) attiene a profili sia di legalità, sia di opportunità della scelta.
Fermo restando che la maggioranza degli amministratori deve essere costituita da soggetti nominati dall’assemblea, è opportuno che il collegio richieda agli amministratori in carica, antecedentemente alla data fissata per la riunione recante all’ordine del giorno la cooptazione, la seguente documentazione:
• un’autocertificazione del candidato amministratore di non essere soggetto ad una causa di ineleggibilità e decadenza ex art. 2382 c.c.;
• l’eventuale attestazione del possesso dei requisiti di professionalità e indipendenza del candidato (se richiesta dallo statuto o dal regolamento sociale).
Il diniego all’approvazione della nomina dell’amministratore, da parte del collegio sindacale, deve essere opportunamente motivato.
L’approvazione, o la mancata approvazione, del collegio sindacale alla nomina del cooptato (o dei cooptati) può avvenire sia con apposito assenso, o con dissenso motivato, espresso ed annotato nel verbale della riunione, sia attraverso la presentazione agli amministratori di specifico e autonomo verbale del collegio da allegare al libro delle adunanze e delle deliberazioni del consiglio di amministrazione. Il collegio sindacale, deve poi accertare che all’ordine del giorno della prima assemblea successiva alla nomina sia inserito un punto relativo alla nomina degli amministratori. Se nel corso dell’esercizio vengono a mancare uno o più amministratori, gli altri amministratori devono provvedere alla sostituzione con una deliberazione che deve essere approvata dal collegio sindacale, purché la maggioranza sia sempre costituita da amministratori nominati dall’assemblea. Tale approvazione, oltre che obbligatoria, risulta vincolante per gli amministratori.
Commento
Ai sensi dell’art. 2386 c.c., co. 1, una volta che gli amministratori in carica abbiano designato gli amministratori da cooptare, la relativa deliberazione deve essere approvata dal collegio sindacale, o dal sindaco unico di s.r.l., laddove la cooptazione sia prevista nello statuto della società.
In tal caso, non si tratta di un parere ma di una “approvazione” della delibera consiliare da parte del collegio sindacale, in assenza della quale la delibera di nomina del cooptato da parte degli amministratori in carica risulterà invalida. Da ciò consegue che, qualora il collegio sindacale (o il sindaco unico nelle s.r.l. in cui si renda statutariamente applicabile la procedura dell’art. 2386 c.c.) non approvasse la delibera degli amministratori, il consiglio dovrebbe procedere a nuove designazioni, le quali dovrebbero passare nuovamente al vaglio dell’organo di controllo. Si ritiene che, al fine di fornire il proprio assenso vincolante in merito al soggetto (o ai soggetti) cooptato (cooptati), la valutazione del collegio sindacale concerna, oltre alla legalità, anche il merito, cioè il possesso dei requisiti di professionalità e indipendenza. Per quanto attiene alla s.a.p.a., trova applicazione la Norma 9.2.
8.2 Proposta motivata per la nomina del soggetto incaricato della revisione legale
Principio
Salva l’ipotesi di prima nomina del soggetto incaricato della revisione legale, il collegio sindacale esprime una proposta motivata per il conferimento dell’incarico di revisione legale per l’intera durata dell’incarico, nonché in merito agli eventuali criteri per l’adeguamento del corrispettivo.
Riferimenti normativi
Art. 13 d.lgs. n. 39/2010.
Criteri applicativi
In occasione della nomina del soggetto incaricato alla revisione legale, fatta eccezione per le società di nuova costituzione, il collegio sindacale svolge un’ attività istruttoria e valutativa dei potenziali revisori, persone fisiche o società di revisione, anche in relazione alle dimensioni, alla natura dell’attività esercitata e all’organizzazione della società in cui il soggetto incaricato della revisione legale dovrà essere nominato, sui quali il collegio dovrà presentare all’assemblea una proposta motivata sul conferimento dell’incarico di revisione legale.
La presentazione dei candidati revisori alla società può avvenire anche su indicazione del collegio sindacale, o dei soci, nel pieno rispetto del principio di indipendenza.
Ai fini di una congrua valutazione dei soggetti candidati all’incarico di revisione, il collegio sindacale potrà anche interloquire con gli aspiranti canditati.
Le proposte di incarico dei soggetti che potranno essere incaricati della revisione dovranno essere presentate alla società e indirizzate per conoscenza anche all’organo di controllo.
Possibili criteri di selezione
I criteri di valutazione per la selezione del soggetto incaricato della revisione legale dei conti possono essere individuati, inter alia, tra i seguenti:
• procedure e direttive adottate per garantire l’indipendenza e altre norme pertinenti l’incarico;
• approccio di revisione utilizzato;
• piano di lavoro che assicuri un’adeguata copertura delle aree maggiormente significative;
• comprensione dell’impresa e del contesto in cui opera;
• modalità con le quali si attuano gli scambi di informazione con l’organo di controllo (frequenza; forma);
• reputazione (elemento particolarmente rilevante);
• direttive e procedure sul sistema di controllo di qualità;
• personale, esperti, collaboratori, che costituiscono il team di revisione;
• rispetto degli obblighi di formazione professionale continua;
• esperienza nel settore specifico;
• appropriata esperienza rispetto all’incarico da conferire;
• tempo da dedicare direttamente all’incarico da parte del responsabile della revisione;
• rete professionale adeguata alle esigenze di copertura territoriale;
• se presente, valutazione dell’adeguatezza della copertura assicurativa;
• corrispettivo della revisione; in questo caso è necessario individuare l’offerta che risulti economicamente più vantaggiosa in relazione alle informazioni raccolte e non scegliere acriticamente quella con il corrispettivo inferiore.
Proposta motivata
La proposta motivata dell’organo di controllo deve contenere:
• indicazione del numero delle proposte pervenute;
• indicazione del corrispettivo richiesto da ciascun candidato soggetto incaricato della revisione legale;
• valutazione del piano di revisione presentato da ciascun candidato soggetto incaricato della revisione legale;
• valutazione circa il requisito dell’indipendenza del candidato soggetto incaricato della revisione legale (sulla base della documentazione dallo stesso presentata);
• valutazione del possesso di idonea organizzazione;
• proposta all’assemblea di uno o più nominativi in possesso dei requisiti richiesti.
È opportuno che la proposta sia redatta per iscritto e depositata, se possibile, entro il termine di convocazione dell’assemblea chiamata ad approvare il bilancio di esercizio, o dell’assemblea delegata alla nomina.
Dal momento che la legge non individua termini e formalità di redazione, la proposta motivata può essere presentata direttamente ai soci in sede assembleare; è opportuno che essa sia redatta in forma scritta.
Nel caso di più candidature, il collegio sindacale potrà fornire all’assemblea anche una valutazione comparativa tra i profili dei candidati e stilare una graduatoria assegnando un ordine preferenziale ed evidenziando, se del caso, le proposte ritenute non idonee fornendo al riguardo adeguata motivazione.
L’assemblea nominerà di norma il candidato soggetto incaricato della revisione legale che il collegio sindacale ha ritenuto maggiormente idoneo, ma, motivandone le ragioni, potrà anche scegliere il soggetto inserito nella lista del collegio con ordine di preferenza inferiore.
L’assemblea non potrà tuttavia optare per un soggetto che il collegio sindacale ha ritenuto non idoneo o rispetto al quale il collegio sindacale non ha potuto esprimere una valutazione adeguata.
Qualora l’assemblea volesse proporre un soggetto differente e non ricompreso nella lista presentata dal collegio, quest’ultimo dovrà essere messo in condizione di esprimere il parere motivato a esso riservato dalla legge e quindi l’assemblea di nomina dovrà essere riconvocata.
Il collegio verifica che dal verbale assembleare emerga in ogni caso:
• l’oggetto della revisione legale;
• il riferimento agli esercizi interessati;
• il compenso spettante al soggetto incaricato della revisione legale, determinato ai sensi dell’art. 10, co. 9, d.lgs. n. 39/2010 ed eventuali rimborsi spese con modalità dei relativi calcoli;
• eventuali criteri/clausole di variabilità del compenso per indicizzazione e fatti eccezionali ed imprevedibili finalizzati all’adeguamento del corrispettivo in costanza di incarico;
• la durata dell’incarico.
In caso di cessazione anticipata dell’incarico di revisione legale, il collegio sindacale presenta una proposta motivata di nomina perché l’assemblea possa conferire tempestivamente un nuovo incarico ad altro soggetto (art. 13, co. 3, d.lgs. n. 39/2010).
In caso di revoca del soggetto incaricato della revisione legale, il collegio sindacale presenta la suddetta proposta unitamente al proprio parere sulla revoca (Cfr. Norma 8.3.).
8.3. Pareri resi in relazione alle ipotesi di cessazione anticipata dell’incarico di revisione legale
Principi
Il collegio sindacale esprime il proprio parere in caso di revoca per giusta causa del soggetto incaricato della revisione legale e negli altri casi di cessazione anticipata dell’incarico di revisione legale previsti dall’ordinamento.
Riferimenti normativi
Art. 13 d.lgs. n. 39/2010; d.m. n. 261/2012; Determina della ragioneria generale dello Stato del 2 aprile 2013.
Criteri applicativi
I pareri del collegio sindacale in ordine alle ipotesi di cessazione anticipata dell’incarico di revisione legale sono obbligatori – e, per tal motivo, rappresentano una condizione di validità della delibera assembleare – ma non vincolanti per l’assemblea che, pertanto, può disattenderli. In ogni caso, si reputa opportuno che i pareri siano adeguatamente motivati, considerata la rilevanza della cessazione anticipata dell’incarico e le ricadute che essa può comportare per la società e per il soggetto incaricato della revisione legale.
Ciascun parere è il risultato di una decisione assunta collegialmente di cui deve essere fornita evidenziazione in un apposito verbale da trascriversi nel libro delle adunanze e delle deliberazioni del collegio sindacale.
È necessario che ciascun parere sia redatto per iscritto; è altresì opportuno che il parere sia depositato presso la sede sociale anteriormente alla data di prima convocazione dell’assemblea chiamata ad esprimersi in ordine alla revoca e alla risoluzione consensuale o alla presa d’atto delle dimissioni. Tuttavia, dal momento che l’ordinamento non individua un termine per il deposito, il parere può essere presentato direttamente ai soci in sede assembleare.
Il collegio sindacale, inoltre, vigila che la società effettui le comunicazioni prescritte dall’ordinamento, nel termine di quindici giorni dalla data in cui l’assembla ha adottato le corrispondenti determinazioni, in ordine alla cessazione anticipata dell’incarico di revisione e, in caso di omissione, provvede in via sostitutiva a effettuarle, incaricando all’uopo il presidente (26).
Revoca per giusta causa
Il collegio sindacale in caso di revoca per giusta causa dell’incarico di revisione legale è tenuto a:
• formulare il proprio parere all’assemblea dei soci in ordine al ricorrere della giusta causa di revoca;
• presentare contestualmente la proposta motivata all’assemblea dei soci per il conferimento dell’incarico ad altro soggetto (Cfr. Norma 8.2.).
Ai fini dell’espressione del parere il collegio sindacale:
• assume le necessarie informazioni dall’organo di amministrazione della società circa la ricorrenza della giusta causa di revoca;
• valuta la proposta di revoca trasmessa dagli amministratori all’assemblea e ai sindaci e le motivazioni su cui essa si basa;
• valuta le osservazioni formulate dall’incaricato della revisione legale in ordine alla proposta di revoca;
• verifica la ricorrenza della giusta causa in conformità a quanto disposto dall’art. 4, co. 1, d.m. n. 261/2012.
A seguito della revoca, il collegio sindacale vigila che il soggetto incaricato della revisione legale revocato non assuma un nuovo incarico di revisione presso la società prima che sia trascorso un anno dalla revoca.
Dimissioni del soggetto incaricato della revisione legale
Il collegio sindacale, in caso di dimissioni presentate dal soggetto incaricato della revisione legale alla società, è tenuto a formulare il proprio parere all’assemblea dei soci convocata per la presa d’atto delle dimissioni e il conferimento di un nuovo incarico di revisione. A tal fine, il collegio sindacale:
• verifica che le dimissioni presentate dal soggetto incaricato della revisione legale siano state da quest’ultimo comunicate al rappresentante legale e al presidente del collegio sindacale;
• verifica la ricorrenza di circostanze idonee a motivare le dimissioni come descritte dall’art. 5, co. 1, del d.m. n. 261/2012 ovvero la rilevanza delle altre circostanze dedotte dall’incaricato della revisione legale per motivare l’impossibilità della prosecuzione dell’incarico di revisione, anche in considerazione delle finalità dell’attività di revisione legale, come previsto dall’art. 5, co. 2, del d.m. n. 261/2012;
• verifica che, nei casi summenzionati, le dimissioni siano state formulate in tempi e modi idonei per consentire alla società di provvedere conseguentemente (art. 5, co. 3, del d.m. n. 261/2012);
• verifica le ipotesi di dimissioni presentate per grave e comprovato impedimento ai sensi dell’art. 13, co. 4, d.lgs. n. 39/2010.
A seguito della presa d’atto delle dimissioni da parte dell’assemblea il collegio sindacale vigila che:
• venga attivato tempestivamente il procedimento di selezione e nomina del nuovo soggetto incaricato della revisione legale (Cfr. Norma 8.2.);
• il procedimento di nomina del nuovo soggetto incaricato della revisione legale si concluda entro sei mesi dalle dimissioni;
• il soggetto incaricato della revisione legale dimissionario continui a esercitare la propria funzione fino a quando la delibera di conferimento del nuovo incarico non sia diventata efficace (vale a dire dalla data di accettazione dell’incarico da parte del soggetto incaricato della revisione legale prescelto) e comunque non oltre sei mesi dalle dimissioni;
• il soggetto incaricato della revisione legale dimissionario non assuma un nuovo incarico di revisione presso la società prima che sia trascorso un anno dalle dimissioni.
Risoluzione consensuale dell’incarico
Il collegio sindacale in caso di risoluzione consensuale dell’incarico di revisione è tenuto a formulare il proprio parere all’assemblea dei soci convocata per deliberare sulla risoluzione.
Ai fini dell’espressione del parere, il collegio sindacale:
• verifica le modalità e le circostanze in cui la società e il soggetto incaricato della revisione addivengono alla risoluzione consensuale, escludendo un utilizzo improprio dell’istituto;
• valuta i motivi su cui si basa la risoluzione consensuale del contratto di revisione;
• verifica che la risoluzione consensuale non impedisca la continuità della revisione legale;
• valuta le osservazioni formulate dal soggetto incaricato della revisione legale.
A seguito della risoluzione consensuale del contratto, il collegio sindacale vigila che le funzioni di revisione continuino ad essere esercitate dallo stesso soggetto incaricato della revisione legale, fino a quando la deliberazione di conferimento del nuovo incarico a un soggetto diverso non sia divenuta efficace e, comunque, non oltre sei mesi dalla data della risoluzione consensuale (art. 7, co. 2 e 3, d.m. n. 261/2012).
8.4 Iscrizione nell’attivo dello stato patrimoniale di costi di impianto, ampliamento, sviluppo e per avviamento
Principi
Nel caso di iscrizione di oneri pluriennali (costi di impianto, di ampliamento e di sviluppo) è necessario il consenso del collegio sindacale. Anche l’avviamento può essere iscritto nell’attivo con il consenso del collegio sindacale.
Riferimenti normativi
Art. 2426 co. 1, n. 5 e n. 6, c.c.
Criteri Applicativi
I costi pluriennali sono costi che non esauriscono la loro utilità nell’esercizio in cui sono sostenuti e, per la loro natura straordinaria, possono essere iscritti nell’attivo sulla base di una scelta fondata su criteri di discrezionalità tecnica, con il consenso del collegio sindacale.
In particolare, trattasi dei costi di impianto, di ampliamento, di sviluppo, e di avviamento, quest’ultimo se acquisito a titolo oneroso. Il collegio sindacale, per fornire il proprio consenso, scambia le necessarie informazioni con il soggetto incaricato della revisione legale.
La norma richiede un esplicito intervento del collegio sindacale nell’accertamento del processo di capitalizzazione, dando prevalenza al principio della prudenza, attraverso l’espressione del consenso. Per procedere alla capitalizzazione dei costi pluriennali occorrerà l’incontro delle manifestazioni di volontà del consiglio di amministrazione e del collegio sindacale e, quest’ultimo, acquisirà il parere del revisore circa la sussistenza dei requisiti per la capitalizzazione.
Considerato che non esercita la revisione legale, il collegio sindacale, nell’esprimere il proprio consenso, farà rifermento al principio della rilevanza sulla base delle informazioni fornite dal revisore legale.
Se, precedentemente alla riunione del consiglio di amministrazione convocato per l’approvazione del progetto di bilancio, il revisore legale non fornisce al collegio sindacale elementi probativi sufficienti ed appropriati su cui basare il consenso, il collegio nella propria relazione, dichiarerà di essere impossibilitato a esprimere il consenso.
Trattandosi di un’approvazione, cioè di acconsentire che un atto si compia, si ritiene che sia opportuno che il consenso sia espresso in forma scritta, contenuto nei documenti ufficiali che saranno sottoposti all’assemblea per l’approvazione del bilancio.
8.5 Parere su remunerazione degli amministratori investiti di particolari cariche
Principio
La remunerazione degli amministratori investiti di particolari cariche in conformità dello statuto è stabilita dal consiglio di amministrazione, sentito il parere obbligatorio del collegio sindacale.
Riferimenti normativi
Art. 2389 co. 3 c.c.
Criteri applicativi
L’oggetto del parere obbligatorio reso dal collegio sindacale, ai sensi dell’art. 2389 c.c. riguarda le remunerazioni determinate per:
• la carica di amministratore delegato la cui delega sia stata conferita sulla base di una previsione statutaria;
• la carica di presidente e/o del vicepresidente investito di mansioni operative;
• di coloro che fanno parte di speciali comitati previsti dallo statuto, per i quali sia previsto un impegno maggiore rispetto a quello di semplice amministratore.
Il parere del collegio sindacale, obbligatorio ma non vincolante, è richiesto quando la remunerazione degli amministratori investiti delle cariche venga integralmente delegato dall’assemblea o dallo statuto al consiglio di amministrazione.
Le valutazioni del collegio sindacale devono essere fondate sulla ragionevolezza della remunerazione attribuita che, da un lato, non deve risultare sproporzionata ed irragionevole in relazione alla situazione economico patrimoniale della società, ma, dall’altro, deve anche essere adeguata in relazione alla professionalità, all’esperienza e alla competenza, nonché alla responsabilità propria della delega, così da rappresentare per il delegato una giusta motivazione per un idoneo ed opportuno svolgimento dell’incarico.
Il parere deve essere fornito nel corso del consiglio di amministrazione avente all’ordine del giorno la nomina e/o la remunerazione dell’amministratore investito di particolari cariche e potrà essere emesso sia con apposito assenso espresso ed annotato nel verbale del consiglio di amministrazione, sia attraverso la presentazione in consiglio di amministrazione di apposito autonomo verbale. È opportuno che un eventuale dissenso del collegio sindacale rispetto agli importi deliberati venga opportunamente motivato.
Il parere è obbligatorio, ancorché non vincolante, motivo per cui, in assenza del parere, la delibera del consiglio di amministrazione può essere ritenuta invalidata.
Nessun parere è richiesto quando l’assemblea abbia provveduto alla fissazione del compenso globale per la funzione amministrativa, demandando ai singoli amministratori la ripartizione dello stesso, né ovviamente, quando sia l’assemblea a fissare il compenso per ciascun amministratore, dotato o meno di particolari cariche, o a fissare i compensi dei membri del comitato esecutivo.
Note
(26) Cfr. Art. 10, co.3, d.m. n. 261/2012.
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