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Funzionamento del collegio sindacale
La sezione 2 è dedicata alle riunioni e deliberazioni del collegio sindacale. In essa si forniscono criteri applicativi in ordine alle disposizioni di cui all’art. 2404 c.c., nonché a quelle contenute nella seconda parte dell’art. 2403-bis c.c. relativamente all’utilizzo degli ausiliari.
Particolare attenzione è dedicata, nella nuova Norma 2.2, al ruolo del presidente del collegio sindacale. Attesa la rilevante diffusione, particolare attenzione è stata posta alle regole che il collegio sindacale è tenuto a rispettare nell’ambito delle riunioni attraverso mezzi di telecomunicazione.
2.1 Funzionamento
Principi
Il collegio sindacale ha piena autonomia nell’organizzazione del proprio funzionamento e nello svolgimento delle proprie attività. Si riunisce con cadenza periodica almeno ogni novanta giorni e tutte le volte che lo ritiene necessario ovvero opportuno.
I sindaci operano, di norma, collegialmente.
I sindaci, una volta cessati dall’incarico, prestano la massima collaborazione ai nuovi sindaci in carica, fornendo loro le informazioni e la documentazione eventualmente richieste.
Se l’atto costitutivo o lo statuto lo consentono, indicandone le modalità, ai sindaci è consentito organizzare riunioni periodiche anche con mezzi di telecomunicazione.
Riferimenti normativi
Art. 2404 c.c.
Criteri applicativi
Pianificazione e organizzazione dell’attività
Il collegio sindacale svolge le proprie attività in modo collegiale e ha piena autonomia nell’organizzazione del proprio funzionamento.
È opportuno che all’inizio dell’incarico il collegio concordi, in primis internamente e, successivamente, con i vari soggetti interessati della società, l’agenda degli incontri e una traccia degli argomenti da approfondire.
Salvo che sia diversamente stabilito, le comunicazioni dirette al collegio sono inviate al presidente che ne dà immediata comunicazione agli altri componenti.
Il collegio sindacale può prevedere un’articolazione diversificata delle attività all’interno dell’organo, per esempio, affidando a un componente lo svolgimento di specifiche attività che sono successivamente oggetto di esame collegiale.
Il collegio sindacale, dopo la nomina, può prendere contatto con il precedente collegio, normalmente in persona del suo presidente, al fine di ottenere le informazioni ritenute utili allo svolgimento dell’incarico. I sindaci cessati dalla carica agevolano l’acquisizione di tali informazioni, fornendo la più ampia collaborazione al nuovo collegio.
Il sindaco unico di s.r.l. nello svolgimento delle proprie funzioni si attiene, quanto a tempistiche dei controlli e a verbalizzazioni, alle medesime regole del collegio sindacale.
Riunioni
Il collegio sindacale si riunisce almeno ogni novanta giorni. Se le circostanze lo richiedono, può essere necessario o anche solo opportuno che tali riunioni avvengano anche in qualsiasi momento, ovvero secondo termini temporali più ravvicinati.
Se non previste dallo statuto, le modalità di convocazione possono essere stabilite dai sindaci nel corso della prima riunione del collegio successiva alla nomina (Cfr. Norma 2.2.).
Il collegio sindacale è regolarmente costituito con la presenza della maggioranza dei sindaci e delibera a maggioranza assoluta dei presenti.
Con riferimento alle riunioni svolte tramite mezzi di telecomunicazione, si ritiene che le modalità a cui fa riferimento l’art. 2404 c.c. siano da intendersi quali modalità tecniche, cioè, audioconferenza, videoconferenza o videoscrittura (chat room) intendendosi che il mero richiamo ai mezzi di telecomunicazione possa consentire l’utilizzo di una qualsiasi modalità tecnica fra quelle dinanzi evidenziate che permettano ai sindaci di partecipare e interloquire in tempo reale. Resta inteso che, al di fuori di eventi imprevedibili o eccezionali, la modalità in presenza sia da preferire.
Di norma, ai fini della validità delle riunioni del collegio sindacale in audio-video conferenza
è richiesto che:
• tutti i partecipanti possano essere identificati e di tale identificazione si dia atto nel relativo verbale;
• sia consentito a tutti i partecipanti di seguire la discussione rendendo possibile di intervenire in tempo reale nella trattazione degli argomenti affrontati;
• sia consentito ai singoli componenti del collegio di scambiarsi tempestivamente la documentazione oggetto di analisi.
Ai sensi dell’art. 2404 c.c. non appare necessario indicare il luogo in cui fisicamente il collegio si riunisce ed è quindi sufficiente indicare nel verbale che la riunione si è integralmente svolta fra i vari membri del collegio attraverso mezzi di video o audio conferenza, evidenziando che ai vari membri del collegio è stata consentita una completa e contestuale informativa e la possibilità di uno scambio documentale.
Qualora per svolgere le verifiche programmate risulti necessario acquisire documentazione, è preferibile che il presidente o, in alternativa, almeno un membro del collegio sindacale, sia fisicamente presente nella sede della società, unitamente al soggetto responsabile di fornire la documentazione oggetto di verifiche. È auspicabile che in sede o in collegamento sia presente il direttore/responsabile amministrativo o il direttore generale o l’amministratore delegato.
Verbalizzazione
Delle riunioni del collegio sindacale è redatto verbale che viene trascritto nel libro delle adunanze e delle deliberazioni del collegio sindacale.
Il sindaco dissenziente dalle deliberazioni assunte dal collegio ha il diritto di fare iscrivere a verbale il proprio dissenso, indicandone i relativi motivi.
Il sindaco che sia stato assente a una riunione del collegio sindacale prende visione del relativo verbale, al fine di conoscere gli eventuali rilievi formulati dagli altri sindaci e le deliberazioni assunte. È inoltre opportuno che il sindaco sottoscriva per presa visione il verbale trascritto nel libro delle adunanze e delle deliberazioni del collegio sindacale.
Il verbale della riunione del collegio potrà essere approvato tramite condivisione, da parte dei singoli membri del collegio.
La sottoscrizione del verbale potrà avvenire anche da parte del solo presidente previa delega espressa nel verbale e la firma. Il verbale dovrà essere trascritto nel libro del collegio sindacale, e sarà oggetto di ulteriore sottoscrizione da parte dei sindaci collegati con mezzi di telecomunicazione alla prima occasione utile.
Nel caso in cui il verbale dovesse contenere elementi rilevanti per i quali vi sia urgenza di provvedere da parte dell’organo amministrativo, è raccomandato inviare tale verbale, o un estratto, tramite Pec all’indirizzo di posta elettronica della società.
Commento
Il collegio sindacale ha autonomia nell’organizzazione della propria attività.
È opportuno che il collegio sindacale provveda a stabilire un calendario delle riunioni e degli incontri che intende svolgere, fissandone in linea di massima il contenuto. Quanto alla cadenza delle riunioni, il legislatore stabilisce che il collegio sindacale deve riunirsi almeno ogni novanta giorni, termine fissato dall’art. 2404 c.c. Poiché tale dovere non è accompagnato da sanzione, il termine assume carattere meramente indicativo.
Particolarmente importante per lo svolgimento delle funzioni è la collaborazione tra sindaci di nuova nomina e quelli cessati. Questi ultimi forniscono ai nuovi sindaci le informazioni acquisite e illustrano le esperienze maturate in relazione ai controlli effettuati nel corso del loro incarico.
Quanto alla verbalizzazione delle riunioni, si è precisato che il verbale sia letto e confermato da tutti i membri del collegio e successivamente trascritto nel libro del collegio sindacale. In ogni caso, il presidente dovrà garantire la possibilità per il sindaco dissenziente di manifestare e di far iscrivere a verbale il proprio motivato dissenso.
Nelle s.r.l., in caso di nomina di un sindaco unico, stante l’assenza della forma collegiale dell’organo, non possono trovare applicazione le disposizioni in tema di s.p.a. che si riferiscono all’obbligo di riunioni, nonché quelle procedimentali relative ai quorum costitutivi e deliberativi (art. 2404 c.c.). Tuttavia, si ritiene opportuno che il sindaco unico provveda a redigere periodicamente (almeno ogni novanta giorni, ovvero se le circostanze lo richiedano, anche con scadenze più ravvicinate) appositi verbali nei quali egli dia evidenza dell’attività svolta e dei controlli effettuati, nonché a trascrivere i predetti verbali in un libro dei verbali e delle “determine” dell’organo di controllo (Cfr. Norma 2.3.).
2.2. Ruolo del presidente
Principi
Il presidente del collegio sindacale è nominato dall’assemblea ed esercita le specifiche funzioni per esso previste dalla legge.
Il presidente rappresenta il collegio sindacale nei rapporti con l’organo amministrativo ed i soci e svolge funzioni di impulso e di coordinamento delle attività del collegio sindacale.
Riferimenti normativi
Artt. 2398, 2385, 2392, 2393-bis, c.c.; art. 25-novies, d.lgs. 12 gennaio 2019, n. 14; art. 6, d.m. 28.12.2012 n. 261.
Criteri applicativi
È prerogativa dell’assemblea la nomina del presidente del collegio sindacale; essa non è delegabile né al collegio sindacale né all’organo amministrativo. Qualora l’assemblea si limiti a nominare i sindaci effettivi e supplenti senza indicare il Presidente, essa dovrà essere riconvocata per effettuare la nomina.
Il presidente del collegio è destinatario di una serie di comunicazioni previste dall’ordinamento. In particolare, al presidente del collegio sindacale:
1) deve essere comunicata la rinuncia dell’amministratore dal proprio ufficio (art. 2385 c.c.);
2) deve essere comunicato per iscritto il dissenso di uno degli amministratori per gli atti o le omissioni posti in essere dagli altri amministratori (art. 2392 c.c.);
3) deve essere notificato l’atto di citazione nel caso di azione di responsabilità esercitata dai soci (art. 2393-bis c.c.);
4) devono essere effettuate, unitamente all’organo amministrativo, le segnalazioni dei creditori pubblici qualificati (art. 25-novies, d.lgs. 14/2019);
5) devono essere comunicate, unitamente al rappresentante legale della società, le dimissioni del revisore legale o della società di revisione legale (art. 6, co. 1, d.m. 28.12.2012 n. 261)
Il presidente organizza e gestisce l’attività del collegio sindacale. In particolare, convoca il collegio sindacale, coordina la riunione e le verifiche e provvede alla revisione, nonché alla redazione e trascrizione dei verbali, quando tali attività non siano svolte da altro componente. Inoltre, il presidente, nell’ipotesi in cui il calendario delle riunioni e delle verifiche non sia stato concordato ed approvato con gli altri membri del collegio, propone le date in cui il collegio dovrà riunirsi, avendo cura di concordare con gli altri componenti date compatibili con le esigenze di ognuno.
Le riunioni devono essere convocate almeno ogni novanta giorni. È facoltà del presidente convocare la riunione del collegio ogni qualvolta vi sia specifica esigenza.
Al fine di meglio organizzare la riunione, unitamente alla convocazione, è opportuno trasmettere un ordine del giorno contenente un elenco di massima dei temi da trattare. Gli altri componenti del collegio sindacale possono chiedere di integrare l’ordine del giorno e le richieste dovranno essere accolte nel caso in cui la maggioranza dei componenti ritenga opportuno accettare le integrazioni proposte.
Il presidente cura l’aggiornamento del libro lelle adunanze del collegio. Il presidente può designare per la verbalizzazione un componente del collegio previa accettazione dello stesso e approvazione dell’organo collegiale. Della redazione del verbale, può essere incaricato un dipendente o un ausiliario del presidente o del sindaco che svolge funzioni di segretario, ovvero una tra le risorse interne messe a disposizione dalla società, ferma restando la responsabilità
di ciascun membro del collegio sindacale in relazione ai fatti ed alle osservazioni trascritte.
Il presidente presiede le riunioni e controlla che i contenuti del verbale siano coerenti alle verifiche espletate e verifica la corretta verbalizzazione dei lavori. In ogni caso, le opinioni e le osservazioni dei singoli componenti, pur se non accolte, dovranno risultare a verbale. Il Presidente dovrà essere garante del rispetto di detta regola.
Il presidente convoca la società di revisione o il revisore esterno nelle riunioni dedicate agli scambi informativi ai sensi di legge (art. 2409-septies, c.c.) e gli altri organi della società.
Organizza, inoltre, gli incontri con l’organismo di vigilanza quando nominato.
Il presidente deve impegnarsi perché all’interno del collegio sia assicurata un’adeguata conoscenza dei temi da trattare avendo cura di garantire la diffusione di informazioni rilevanti pervenute dall’organo delegato e/o di cui i membri del collegio siano venuti in possesso.
Il presidente interviene nel corso delle riunioni alle quali è chiamato a partecipare ai sensi di legge, ovvero prende parte in maniera volontaria o su richiesta di altri organi sociali e/o dei soggetti apicali intervenendo quando necessario e specificando che l’intervento è svolto in nome e per conto del collegio oppure che sta esprimendo una opinione personale.
Nel caso di impedimento o di morte del presidente, la presidenza è assunta, fino alla prima assemblea utile, dal sindaco più anziano, sempre che lo statuto non preveda particolari requisiti per il presidente. In tale evenienza subentrerà il sindaco dotato dei requisiti previsti e, a parità di condizioni, l’anzianità sarà il criterio prevalente.
Commento
Al presidente del collegio sindacale è dedicato unicamente l’art. 2398 c.c., in punto di nomina, mentre altre norme individuano nel presidente del collegio il destinatario di una serie di comunicazioni.
Nella prassi, tuttavia, prendendo spunto dall’art. 2381 c.c. che disciplina il ruolo del presidente del consiglio di amministrazione, al presidente del collegio sindacale viene pacificamente attribuito un ruolo di impulso, di organizzazione e di coordinamento dei lavori dell’organo collegiale. Esso deve, dunque, adoperarsi per coinvolgere nei lavori tutti i membri del collegio sindacale, facendo sì che la posizione del collegio origini in tutto e per tutto da una decisione collegiale assunta all’unanimità (preferibilmente) o a maggioranza dei componenti.
Il presidente è solito assumere il ruolo di portavoce del collegio nelle riunioni del consiglio di amministrazione, del comitato esecutivo e delle assemblee, ferma restando la libertà dei singoli sindaci di esprimersi autonomamente.
2.3 Utilizzo di propri dipendenti e ausiliari
Principi
Nell’espletamento di specifiche operazioni di ispezione e di controllo i sindaci possono, sotto la propria responsabilità e a proprie spese, avvalersi di propri dipendenti e ausiliari.
I dipendenti e gli ausiliari devono essere in possesso dei requisiti di indipendenza previsti per i sindaci.
Riferimenti normativi
Artt. 2399, 2403-bis, co. 4, c.c.
Criteri applicativi
I sindaci possono affidare ai propri dipendenti o ad ausiliari esclusivamente l’espletamento di specifiche attività di controllo e di ispezione.
Il sindaco può avvalersi esclusivamente di soggetti a lui legati da un rapporto di lavoro subordinato o autonomo che abbiano i requisiti tecnico-professionali idonei allo svolgimento dei compiti loro affidati.
Il sindaco che si avvale dell’opera del dipendente o dell’ausiliario è responsabile per l’attività che questo svolge sia nei confronti della società sia nei confronti degli altri sindaci, e quindi provvede a dirigerne e controllarne l’operato.
In particolare, il sindaco può avvalersi di:
• dipendenti e collaboratori del suo studio, compresi i praticanti, che non si trovino in una delle situazioni di ineleggibilità o di decadenza di cui all’art. 2399 c.c.;
• soggetti esterni, persone fisiche o soggetti giuridici collettivi (comprese le persone giuridiche), a condizione che i loro rappresentanti e le persone che operano direttamente presso la società non si trovino in una delle situazioni di ineleggibilità o di decadenza di cui all’art. 2399 c.c.
In ogni caso, i dipendenti e gli ausiliari di cui i sindaci si avvalgono sono tenuti al rispetto dei doveri di riservatezza in merito alle informazioni acquisite.
Ai dipendenti e agli ausiliari del sindaco l’organo amministrativo può rifiutare l’accesso a informazioni riservate, salvo l’onere per quest’ultimo di motivare il proprio rifiuto.
La facoltà di avvalersi di dipendenti e ausiliari è attribuita a ogni componente del collegio sindacale. Se l’esercizio di tale facoltà avviene a sostegno dell’attività dell’intero organo di controllo, esso deve in ogni caso essere preventivamente deliberato dal collegio. In ogni caso, il sindaco che abbia scelto di avvalersi di propri dipendenti o ausiliari deve darne preventiva informazione al collegio sindacale e all’organo amministrativo al fine di legittimare l’attività del suo collaboratore.
I sindaci possono affidare ai dipendenti e agli ausiliari attività d’ispezione e di controllo che siano confinate nell’alveo della fase cognitiva e istruttoria della funzione di vigilanza, mentre rimangono di competenza esclusiva del collegio sindacale le attività di valutazione e di giudizio.
L’attività svolta dai dipendenti e ausiliari viene verbalizzata dal collegio ovvero ne viene tenuta traccia nella documentazione di supporto.
Ai dipendenti e agli ausiliari del sindaco è consentita la partecipazione alle riunioni del collegio sindacale, salvo diverso avviso del collegio.
Non è delegabile la partecipazione alle riunioni del collegio sindacale, del consiglio di amministrazione, del comitato esecutivo e delle assemblee.
2.4 Libro delle adunanze e delle deliberazioni
Principi
Delle riunioni, dell’attività svolta e degli accertamenti effettuati il collegio sindacale redige il verbale che viene trascritto nel libro delle adunanze e delle deliberazioni e sottoscritto dagli intervenuti.
Il libro delle adunanze e delle deliberazioni del collegio sindacale è tenuto a cura del collegio con modalità che verranno da esso determinate.
Riferimenti normativi
Artt. 2215-bis, 2403-bis, co. 4, 2404, co. 3, 2421 c.c.
Criteri applicativi
Il collegio sindacale - o il sindaco unico - cura la tenuta del libro delle adunanze e delle deliberazioni nel quale saranno trascritti i verbali delle riunioni e sarà dato conto delle attività effettuate e degli accertamenti eseguiti.
Per la tenuta del libro che, ai sensi dell’art. 2215-bis c.c., può essere formato e tenuto con strumenti informatici devono essere osservate le disposizioni dell’ultimo comma dell’art. 2421 c.c.
L’aggiornamento del libro è effettuato a cura del presidente o del sindaco unico11 (cfr. Norma 2.2). La verbalizzazione e la trascrizione sul libro dell’attività svolta dal sindaco unico avviene con periodicità almeno trimestrale e nel rispetto delle indicazioni contenute nella presente Norma.
Il verbale può essere redatto contestualmente o dopo la riunione, non necessariamente nel libro delle adunanze e delle deliberazioni. In ogni caso, il verbale deve essere redatto entro la successiva riunione del collegio sindacale e tempestivamente trascritto nel libro e firmato dai partecipanti e da chi, assente, ne abbia preso visione.
Il collegio può provvedere alla progressiva numerazione di ciascun verbale.
I contenuti del verbale sono definiti dalla maggioranza dei componenti del collegio sindacale. Il sindaco dissenziente ha il diritto di far mettere a verbale il proprio dissenso rispetto a quanto deciso dalla maggioranza dei componenti del collegio e, eventualmente, pretendere di inserire le proprie “osservazioni”.
Con riferimento alla conservazione del libro, il collegio sindacale - o il sindaco unico - può custodirlo presso la sede sociale, se non individua altro luogo da rendere comunque noto alla società. In assenza di specifiche disposizioni su tali aspetti, si ritiene, infatti, che il libro delle adunanze e delle deliberazioni del collegio sindacale possa essere conservato presso lo studio del presidente del collegio o di altro componente a ciò delegato. In tal caso, è opportuno che quest’ultimo rilasci alla società un’apposita dichiarazione scritta attestante la conservazione del libro presso il proprio studio.
Tutte le riunioni del collegio sindacale devono essere oggetto di verbalizzazione che dia evidenza:
– della data e del luogo della riunione;
– dei sindaci intervenuti e di quelli assenti, con specifica indicazione di quelli che hanno giustificato la propria assenza;
– dell’utilizzo di mezzi di telecomunicazione che garantiscono l’identificazione dei partecipanti, la loro partecipazione e l’esercizio del diritto di voto, quando tenute a distanza conformemente a quanto previsto nello statuto;
– delle persone, che invitate, sono intervenute alla riunione e della loro qualifica;
– delle attività svolte e degli accertamenti eseguiti;
– delle eventuali conclusioni raggiunte o deliberazioni adottate, nonché dell’eventuale dissenso di uno o più dei sindaci;
– dei documenti eventualmente pervenuti al collegio da altri organi, comitati o soggetti.
È opportuno che i controlli svolti dai sindaci siano sufficientemente e ordinatamente documentati.
Il sindaco dissenziente può chiedere la verbalizzazione e la successiva trascrizione delle proprie opinioni, evidenziando che le stesse sono riportate a titolo personale.
Le modalità di tenuta e di conservazione della documentazione di supporto sono stabilite dal collegio sindacale - o dal sindaco unico - nell’esercizio della propria autonomia organizzativa.
Al fine di poter dimostrare in qualunque momento l’attività svolta dal collegio, si ritiene opportuno che ciascun sindaco conservi copia dei verbali del collegio sindacale e della relativa documentazione di supporto, nonché dei verbali degli altri organi societari ai quali i sindaci partecipano.
È opportuno che al termine del mandato e in assenza della riconferma, i sindaci conservino una copia del libro poiché, non facendo più parte dell’organo di controllo della società, una loro eventuale richiesta alla società potrebbe restare inevasa (12).
Qualora il verbale contenente le risultanze degli accertamenti eseguiti esponga rilievi, fatti o circostanze significative, è opportuno che sia tempestivamente portato a conoscenza all’organo amministrativo.
Note
(11) Nelle s.r.l., in caso di nomina di un sindaco unico, poiché l’art. 2477 c.c., prevede l’applicazione delle disposizioni sul collegio sindacale di s.p.a., si deve ritenere che, analogamente a quanto richiesto all’organo di controllo pluripersonale, il sindaco unico debba provvedere alla cura e alla conservazione del libro dei verbali dell’organo di controllo al fine di dare evidenza e di documentare adeguatamente l’attività di vigilanza svolta. In definitiva, si ritiene che, anche in caso di nomina dell’organo di controllo monocratico, la società debba obbligatoriamente dotarsi di un libro attinente allo svolgimento dell’attività di vigilanza, stante quanto previsto nell’art. 2478, n. 4, c.c. e, per rinvio, nell’art. 2404, co. 3, c.c.
(12) Qualora si renda necessario, si evidenzia l’opportunità che i sindaci siano in grado di esibire copie dei verbali conformi agli originali.
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