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Doveri del collegio sindacale
La sezione 3 è dedicata alle modalità e ai criteri con cui il collegio sindacale effettua la propria attività di vigilanza. Si tratta, come è noto, di una vigilanza molto ampia che ha ad oggetto la conformità dell’operato degli amministratori rispetto alla legge, allo statuto, ai principi di corretta amministrazione, all’adeguatezza e al concreto funzionamento dell’assetto organizzativo, amministrativo e contabile istituito in base al disposto dell’art. 2086, co. 2, c.c. (rubricato “Gestione dell’Impresa”), nonché sul sistema di controllo interno. Ai fini dell’attività svolta dal collegio sindacale, rivestono rilevanza centrale le disposizioni introdotte dal Codice della Crisi d’impresa e dell’Insolvenza che hanno ridisegnato il sistema delle responsabilità degli organi di amministrazione e controllo delle società. Del tutto nuove la Norma 3.4. in ordine alla vigilanza sulla rendicontazione di sostenibilità e la Norma 3.10 sulla vigilanza sull’istituzione del canale di segnalazione interna (il c.d. whistleblowing) e sulla sua riservatezza.
3.1 Caratteristiche e modalità dell’attività di vigilanza
Principi
L’attività di vigilanza del collegio sindacale è effettuata sulla base della diligenza professionale richiesta dalla natura dell’incarico, che determina un’obbligazione di mezzi e non di risultato.
Detta attività di vigilanza tiene conto delle dimensioni, della complessità e delle altre caratteristiche, anche organizzative, specifiche della società.
Nella propria attività di vigilanza il collegio applica una modalità di selezione dei controlli basata sull’identificazione e valutazione dei rischi con modalità adeguate alle dimensioni e alle altre caratteristiche, anche organizzative, specifiche dell’impresa assoggettata a controllo.
Nel definire le modalità di vigilanza, il collegio sindacale verifica l’istituzione di presidi posti in essere dall’organo amministrativo sulla base della rilevanza dei rischi significativi indicati nei flussi informativi acquisiti dall’organo stesso, dalla direzione aziendale, dagli altri organi societari nonché a seguito dello scambio di informazioni con l’incaricato della revisione legale, e degli esiti delle operazioni di ispezione e controllo, attribuendo agli stessi una diversa intensità e periodicità di controllo.
Laddove l’attività di vigilanza evidenzi rischi di possibili significative violazioni di legge o di statuto, di inesatta applicazione dei principi di corretta amministrazione, di inadeguatezza dell’assetto organizzativo o del sistema amministrativo-contabile, il collegio sindacale richiede all’organo amministrativo l’adozione di azioni correttive e ne monitora la realizzazione nel corso dell’incarico. Nel caso in cui le azioni correttive non vengano poste in essere, ovvero siano ritenute dal collegio non sufficienti, ovvero in casi di urgenza, di particolare gravità o di avvenuto riscontro di violazioni, il collegio adotta le iniziative previste dalla legge per la rimozione delle violazioni riscontrate.
Criteri applicativi
Le modalità attraverso le quali il collegio sindacale effettua l’attività di vigilanza sono modulate sulla complessità e sulle caratteristiche dimensionali, organizzative, di settore e di modello di business proprie del soggetto controllato.
L’attività di vigilanza si esercita attraverso l’analisi delle informazioni acquisite tramite:
• la partecipazione alle riunioni degli organi sociali;
• lo scambio di informazioni con gli amministratori della società, nonché con gli organi di controllo delle società controllate;
• l’acquisizione periodica di informazioni dagli amministratori delegati;
• l’acquisizione e la richiesta di informazioni ai soggetti preposti al controllo interno;
• l’acquisizione di informazioni dall’organismo di vigilanza, quando istituito;
• lo scambio di informazioni con l’incaricato della revisione legale, relativamente alle funzioni di competenza dello stesso;
• l’espletamento di operazioni di ispezione e controllo;
• l’analisi dei flussi informativi acquisiti dalle strutture aziendali.
Sulla base dei flussi informativi acquisiti, il collegio sindacale pianifica la propria attività finalizzata all’acquisizione di informazioni sull’esistenza di presidi tali da mitigare le conseguenze per il verificarsi di rischi significativi.
In particolare, il collegio sindacale acquisisce i flussi informativi trasmessi dalle strutture aziendali e ne valuta le conclusioni circa l’esistenza e la rilevanza dei rischi significativi inerenti alla non osservanza della legge e dello statuto, al mancato rispetto dei principi di corretta amministrazione, all’inadeguatezza degli assetti organizzativi, del sistema amministrativo-contabile e del sistema di controllo interno al fine anche di ridurre gli stessi a un livello ritenuto accettabile.
Nelle proprie verbalizzazioni periodiche, il collegio sindacale da atto di quanto sopra, mettendo in evidenza come le informazioni ricevute, le procedure e i presidi approntati dalla società, nonché l’attività di vigilanza dallo stesso espletata siano coerenti e adeguati rispetto alla natura dell’attività e alla dimensione della società medesima.
Assume quindi particolare importanza, in sede di redazione del progetto di bilancio, l’analisi, sulla base delle informazioni acquisite nel corso dell’attività di vigilanza, se redatta, del contenuto informativo della Relazione sulla Gestione (ex art. 2428 c.c.) con riferimento alla descrizione dei principali rischi e incertezze cui la società è esposta e alla informativa che deve essere fornita con riferimento all’ambiente ed al personale.
Commento
Tenuto conto dell’ambito d’intervento del collegio sindacale, si è ritenuto opportuno determinare una modalità oggettiva di identificazione del perimetro dell’attività di vigilanza e delle sue modalità di esecuzione.
Il principio scelto, anche sulla base delle migliori pratiche internazionali, è quello basato sull’analisi del rischio (risk approach).
Il collegio sindacale pianifica la propria attività in funzione della rilevanza dei rischi aziendali. La vigilanza è declinata, attraverso la propria competenza e l’esperienza professionale, in attività specifiche il cui contenuto varia al variare delle dimensioni, della complessità e delle altre caratteristiche proprie dell’impresa soggetta a controllo.
Nell’ambito dell’attività di vigilanza è opportuno scambiare periodicamente informazioni oltre che con l’organo amministrativo, con gli altri organi societari, la direzione aziendale e i corrispondenti organi di controllo delle società controllate, nonché con il soggetto incaricato della revisione legale.
3.2 Vigilanza sull’osservanza della legge e dello statuto
Principi
Il collegio sindacale vigila sull’osservanza della legge e dello statuto.
La funzione di vigilanza sull’osservanza della legge e dello statuto consiste nella verifica della conformità degli atti sociali e delle deliberazioni degli organi sociali alle leggi e alle disposizioni statutarie.
All’inizio dell’incarico, e poi periodicamente, il collegio sindacale verifica che la struttura organizzativa e le procedure interne siano idonee a garantire che la società operi in conformità alle norme di legge ed alle disposizioni di statuto e che consenta la tempestiva rilevazione della crisi dell’impresa e la perdita della continuità aziendale.
L’attività di vigilanza nel suo concreto svolgimento deve quindi intendersi circoscritta alle norme che concretamente, con riferimento alla struttura e alle attività della società, possano essere ritenute critiche in ragione della rilevanza del rischio che il loro mancato rispetto possa comportare per la società.
Riferimenti normativi
Art. 2391, 2391-bis; art. 2403, co. 1, c.c.; d.lgs. 21 novembre 2007, n. 231.
Criteri applicativi
Al fine di vigilare sull’osservanza della legge e dello statuto, il collegio sindacale all’inizio dell’incarico e periodicamente nel corso del medesimo, provvede a definire i flussi informativi, interni ed esterni, ritenuti rilevanti per l’esercizio dell’attività di vigilanza.
Il collegio sindacale vigila sulla conformità delle delibere assunte dagli organi societari alla normativa legislativa e regolamentare, nonché allo statuto.
La vigilanza sull’osservanza delle previsioni di statuto comporta che il collegio accerti che venga rispettato quanto previsto in ordine a convocazione, formazione e deliberazione del consiglio di amministrazione, del comitato esecutivo e delle assemblee nonché le regole declinate in merito all’esercizio del diritto di voto.
Nei casi in cui la società sia tenuta alla redazione del bilancio consolidato ovvero nei casi in cui, per particolari esigenze relative alla struttura o all’oggetto sociale, la società decida di approvare il bilancio nei termini di centottanta giorni ex art. 2364, co. 2, c.c., il collegio sindacale verifica che tale possibilità sia statutariamente prevista.
Circa le assemblee, l’attenzione dovrà essere rivolta ai quorum costitutivi fissati per la prima convocazione o per la convocazione successiva alla prima (nelle s.r.l. i sindaci dovranno anche accertare se tale convocazione è statutariamente prevista), ai quorum deliberativi, anche in relazione ad eventuali previsioni statutarie che contemplino l’esercizio del voto plurimo ai sensi dell’art. 2351 c.c.
Con riferimento a quest’ultimo, i controlli dovranno riguardare: 1) il numero di voti esercitabili da ciascuna azione; 2) se gli argomenti su cui è esercitato il voto plurimo siano conformi alle previsioni statutarie; 3) se il voto plurimo sia esercitato al verificarsi delle condizioni eventualmente previste dallo statuto.
Il collegio sindacale è altresì tenuto a verificare la conformità degli adempimenti posti in essere dagli organi delegati in esecuzione delle delibere degli organi sociali e il rispetto delle norme che disciplinano lo svolgimento delle riunioni degli organi sociali.
È opportuno che il collegio sindacale verifichi che la società sia in grado di monitorare i rischi di inosservanza della normativa applicabile mediante l’istituzione di appropriati presidi, rispetto alla natura e alle dimensioni dell’impresa.
Il collegio sindacale si avvale delle informazioni di cui l’incaricato della revisione legale dispone nell’ambito della sua attività, in quanto quest’ultimo è tenuto sia ai compiti di cui all’art. 14, co. 1, lett. a) e b), d.lgs. n. 39/2010, sia agli adempimenti di adeguata verifica di cui alla normativa antiriciclaggio di cui al d.lgs. n. 231/2007.
Il collegio sindacale è tenuto alla vigilanza sull’osservanza da parte della società delle previsioni statutarie e della normativa vigente in materia di privacy, avendo particolare riguardo all’adeguatezza delle misure tecniche e organizzative adottate dalla società per conformarsi agli obblighi imposti dalla normativa in materia.
Il collegio sindacale è tenuto a verificare l’osservanza delle previsioni statutarie e normative in materia di tutela della sicurezza sul lavoro e di tutela ambientale, attraverso un periodico scambio informativo con l’organo di amministrazione, l’organismo di vigilanza di cui al d.lgs. n. 231/2001 se istituito e, se ritenuto opportuno, con la funzione RSPP.
Laddove l’attività di vigilanza dovesse evidenziare significativi rischi di possibili violazioni di legge o di statuto, il collegio sindacale richiede all’organo amministrativo l’adozione di azioni correttive e ne monitora la realizzazione nel corso dell’incarico. Nel caso in cui le azioni correttive poste in essere siano ritenute dal collegio non sufficienti, ovvero in casi di urgenza, di particolare gravità o di avvenuto riscontro di violazioni, il collegio adotta le iniziative previste dalla legge per la rimozione delle violazioni riscontrate.
Il collegio sindacale riassume le conclusioni dell’attività di vigilanza posta in essere in un apposito paragrafo della relazione da proporre all’assemblea in occasione dell’approvazione del bilancio di esercizio.
Commento
La funzione di vigilanza sull’osservanza della legge e dello statuto attribuita al collegio sindacale consiste essenzialmente sulla vigilanza, sulla base di un approccio basato sulla valutazione dei rischi, dell’adeguatezza dei metodi, delle procedure e degli strumenti adottati nello svolgimento dell ’attività d’impresa per garantire il rispetto della legge e dello statuto.
A tal fine, appare opportuno che il collegio sindacale richieda alla direzione aziendale un profilo della società, dell’attività aziendale e dell’eventuale presenza di specifici adempimenti normativi legati alla tipologia di attività svolta. È altresì opportuno che il collegio, definite le informazioni rilevanti, richieda un periodico aggiornamento all’organo amministrativo.
Appare, altresì, opportuno che il collegio attivi un flusso di informazioni tempestivo con l’incaricato della revisione legale al fine di scambiare con questi le risultanze delle verifiche svolte nell’ambito delle rispettive competenze.
3.3 Vigilanza sul rispetto dei principi di corretta amministrazione
Principi
Il collegio sindacale vigila sul rispetto dei principi di corretta amministrazione.
La vigilanza sul rispetto dei principi di corretta amministrazione consiste nella verifica della conformità delle scelte di gestione ai generali criteri di razionalità economica.
Il collegio sindacale vigila sull’adeguatezza delle procedure adottate dal consiglio di amministrazione al fine di regolamentare le operazioni in cui possono acquisire rilievo gli interessi concorrenti o confliggenti degli amministratori, ovvero le operazioni con parti correlate.
Nell’ambito dell’attività di vigilanza circa il rispetto dei principi di corretta amministrazione, il collegio sindacale controlla la formalizzazione di eventuali deleghe conferite all’interno del consiglio di amministrazione e le modalità con cui vengono deliberati i finanziamenti.
Riferimenti normativi
Artt. 2391, 2403, co. 1, 2406, 2409, 2475-ter, 2497-ter c.c.
Criteri applicativi
Il collegio sindacale, anche tramite la partecipazione alle riunioni del consiglio di amministrazione e del comitato esecutivo, ove esistente, ovvero sulla base delle informazioni assunte o ricevute dall’organo amministrativo e dal soggetto incaricato della revisione legale, vigila che gli amministratori osservino l’obbligo di diligenza nell’espletamento del loro mandato.
La vigilanza sul comportamento diligente degli amministratori non consiste in un controllo di merito sull’opportunità e la convenienza delle scelte di gestione degli amministratori, bensì riguarda esclusivamente gli aspetti di legittimità delle scelte stesse e la verifica della correttezza del procedimento informativo e decisionale degli amministratori.
La verifica in ordine alla ragionevolezza delle operazioni poste in essere dagli amministratori deve essere attuata ex ante, secondo i parametri propri della diligenza professionale, tenendo altresì in considerazione l’eventuale mancata adozione delle cautele, delle verifiche e delle informazioni preventive che l’operazione da intraprendere richiede, specie in termini di margini di rischio.
A tal fine, il collegio sindacale, sulla base delle informazioni ricevute, vigila che gli amministratori, in relazione alle decisioni assunte relativamente ad operazioni di gestione, abbiano acquisito le necessarie informazioni preventive, abbiano posto in essere le dovute cautele ed effettuato le verifiche normalmente richieste in quelle circostanze.
In particolare, la vigilanza sul procedimento decisionale adottato dagli amministratori si esercita verificando che:
• le scelte gestionali siano ispirate al principio di corretta informazione e di ragionevolezza, di talché saranno da censurare le operazioni palesemente idonee a pregiudicare l’integrità del patrimonio;
• gli amministratori siano consapevoli della rischiosità e degli effetti delle decisioni assunte.
A tal fine, è auspicabile che l’organo amministrativo ovvero l’assemblea dei soci si esprima su un’esplicita proposta di delibera supportata da idonea documentazione e da eventuali pareri ritenuti necessari.
I sindaci, nel vigilare sul rispetto dei principi di corretta amministrazione, accertano, sulla base delle informazioni ricevute, che gli amministratori non compiano operazioni:
• estranee all’oggetto sociale;
• manifestamente imprudenti, azzardate e palesemente idonee a pregiudicare l’integrità del patrimonio sociale;
• volte a prevaricare o modificare i diritti attribuiti dalla legge o dallo statuto ai singoli soci.
È auspicabile che il collegio sindacale richieda all’organo amministrativo idonee informazioni nelle situazioni in cui si evidenzino fondati segnali di crisi e di perdita della continuità aziendale (Cfr. Norme 11.1. e 11.2.).
Particolare attenzione deve essere, altresì, prestata all’informativa sulla pianificazione economica e finanziaria relativa a iniziative rilevanti sia per novità sia per dimensione, sulle garanzie rilasciate dalla società e sulle garanzie richieste dalla stessa in merito alle operazioni effettuate.
Il collegio sindacale, pertanto, qualora si renda opportuno per svolgere una prima sintetica analisi circa le “performance” aziendali onde verificare il mantenimento degli equilibri patrimoniali-ed economici- finanziari della società, può chiedere alla società il calcolo dei principali indicatori di tipo finanziario, economico e patrimoniale, anche su base semestrale, salvo poi intensificarne la frequenza in ragione dell’aggravamento della crisi.
Per l’attività di vigilanza sulla applicazione di corretti principi di amministrazione, il collegio sindacale potrà anche avvalersi qualora ritenuti necessari, di appositi test, anche eventualmente a campione.
Laddove l’attività di vigilanza dovesse evidenziare significativi rischi di possibili violazioni di legge o di statuto, di inesatta applicazione dei principi di corretta amministrazione, di inadeguatezza dell’assetto organizzativo o del sistema amministrativo-contabile, il collegio sindacale richiede all’organo amministrativo l’adozione di azioni correttive e ne monitora la realizzazione nel corso dell’incarico. Nel caso in cui le azioni correttive poste in essere siano ritenute dal collegio non sufficienti, ovvero in casi di urgenza, di particolare gravità o di avvenuto riscontro di violazioni, il collegio adotta le iniziative previste dalla legge per la rimozione delle violazioni riscontrate.
Il collegio sindacale richiede, ove opportuno, agli amministratori chiarimenti sul loro operato quando a seguito dell’attività di vigilanza, riscontri criticità nel rispetto dei principi di corretta amministrazione. Nel caso in cui gli amministratori delegati o il presidente non forniscano i chiarimenti richiesti, ovvero le informazioni fornite non siano sufficienti, il collegio segnala il loro operato al comitato esecutivo, ove esistente, o al consiglio di amministrazione, ovvero all’assemblea dei soci. La convocazione dell’assemblea dei soci è richiesta al presidente del consiglio di amministrazione o, qualora egli non provveda tempestivamente ovvero nei casi in cui la violazione dei principi di corretta amministrazione sia di rilevante gravità e vi sia urgenza di provvedere, può essere effettuata direttamente dal collegio sindacale, previa comunicazione al presidente del consiglio di amministrazione.
Il collegio sindacale può sempre richiedere che il proprio motivato dissenso, rispetto a decisioni non conformi alla legge, allo statuto o alla corretta amministrazione, venga trascritto nel verbale del consiglio di amministrazione (Cfr. Norma 4.3.).
Nel caso di rifiuto da parte del presidente del consiglio di amministrazione, il collegio sindacale provvede con solerzia ad inviare apposita PEC al presidente del consiglio di amministrazione, dando conto delle proprie posizioni, espresse in consiglio, ma non correttamente riportate oppure omesse nel verbale.
Nel caso in cui il consiglio di amministrazione abbia conferito apposite deleghe a un comitato esecutivo o ad amministratori delegati, il collegio deve accertare:
• che lo statuto preveda o l’assemblea deliberi in merito all’attribuzione di deleghe all’interno del consiglio di amministrazione;
• che nel verbale del consiglio di amministrazione le deleghe siano conferite nei limiti di legge, siano accettate, ne siano specificati il contenuto, i limiti e le eventuali modalità di esercizio nonché la loro durata (Cfr. Norma 4.3.);
• quando i poteri conferiti importino una rappresentanza della società a soggetti diversi dagli amministratori, sono da analizzare i limiti della procura e che tali poteri risultino trascritti nel registro delle imprese.
Nel caso in cui la società effettui significativi investimenti mediante ricorso a rilevanti finanziamenti esterni, è opportuno che il collegio sindacale verifichi che:
– l’organo amministrativo abbia provveduto, con strumenti appropriati alla natura e dimensione dell’impresa, ad una pianificazione dell’investimento (ad esempio, mediante la predisposizione di un business plan) e, laddove necessario o opportuno, valutato eventuali alternative di finanziamento accessibili;
– l’organo delegato nel rispetto del principio di proporzionalità della dimensione, rilevanza e condizioni dell’attività, predisponga strumenti previsionali (ad esempio un budget o un Piano) che permettano, sulla base della relazione degli organi delegati, di valutare il generale andamento della gestione e riferisca con cadenza almeno semestrale al consiglio ed al collegio sindacale sulla prevedibile evoluzione della gestione.
Il collegio sindacale può manifestare le proprie riserve sull’operazione chiedendone la relativa trascrizione nel verbale del consiglio di amministrazione, qualora:
– l’operazione non sia supportata da idonea documentazione;
– non sia redatto un idoneo business plan;
– l’accesso all’indebitamento possa palesemente determinare la perdita della continuità aziendale.
Il collegio sindacale vigila sul rispetto delle disposizioni volte a evitare che il perseguimento degli interessi della società nelle singole operazioni possa essere sviato dall’esistenza, in capo agli amministratori o all’organo dirigente, di posizioni di interesse potenzialmente confliggenti.
A tal fine, il collegio sindacale vigila:
• che sia rispettato il precetto di cui all’art. 2391 c.c. e che, pertanto, l’amministratore che abbia, in una determinata operazione della società, un interesse (anche non confliggente con quello della società), per conto proprio o di terzi, ne dia notizia agli altri amministratori e al collegio sindacale, precisandone la natura, i termini, l’origine e la portata;
• che, in detta eventualità, la deliberazione del consiglio di amministrazione motivi adeguatamente le ragioni e la convenienza per la società dell’operazione;
• che, se si tratta di amministratore delegato, il medesimo si astenga dal compiere l’operazione, investendo della stessa l’organo collegiale.
La valutazione della prevedibile evoluzione della gestione sociale dovrà essere svolta mediante l’elaborazione delle informazioni (contabili ed extracontabili) che consentano sia di verificare la eventuale perdita della continuità aziendale sia (soprattutto) di intercettare segnali di difficoltà e/o squilibrio con probabile evoluzione in uno stato di insolvenza.
Il collegio sindacale riassume le conclusioni dell’attività di vigilanza posta in essere in un apposito paragrafo della relazione da proporre all’assemblea in occasione dell’approvazione del bilancio di esercizio.
Commento
La formulazione dell’art. 2403 c.c. chiarisce che al collegio sindacale non compete un controllo di merito sull’opportunità e la convenienza delle scelte di gestione degli amministratori, ma solo un controllo di legittimità e di rispetto delle procedure e/o prassi operative; ciò consente che il collegio effettui interventi preventivi o sostitutivi esclusivamente nel caso in cui le conseguenze delle delibere appaiano pregiudizievoli per la società.
I sindaci devono dunque avere cognizione e vigilare sulla corretta e appropriata formazione del procedimento decisionale degli amministratori, ma non sono tenuti a valutare la convenienza delle scelte gestionali, compito dell’organo amministrativo. In sostanza, l’insindacabilità del merito delle scelte di gestione trova il suo limite nella ragionevolezza delle stesse e nel principio del rispetto della legge e non essere in conflitto d’interesse (Business Judgment Rule), a meno che le stesse non risultino manifestamente imprudenti o azzardate, così come confermato anche dalla più recente giurisprudenza.
Il collegio sindacale, nel vigilare sul rispetto dei principi di corretta amministrazione, può avvalersi, qualora ritenuti necessari, di appositi test, anche eventualmente a campione, che possono costituire un valido strumento operativo, sia in fase di insediamento che a regime.
Tali strumenti, tuttavia, non dovranno essere interpretati quali condizioni necessarie per poter formulare un adeguato giudizio, in quanto sul predetto tema:
– il dato normativo risulta estremamente generico e privo di connotazioni pratiche (la legge non individua una soluzione univoca e puntuale);
– sussiste l’estrema variabilità del campo di indagine in quanto condizionato dalle caratteristiche, dalla natura e dalle dimensioni della società.
La determinazione delle metodologie di verifica e di controllo volte a contrastare inadempienze e atteggiamenti omissivi o inerti in ambito organizzativo e gestionale è rimessa alla determinazione dei membri del collegio sindacale, in relazione alle peculiarità della concreta realtà aziendale.
Si rammenta che, ai sensi dell’art. 2381, co. 5, c.c. gli amministratori delegati riferiscono al Consiglio di amministrazione ed al collegio sindacale, con periodicità almeno semestrale, sul generale andamento, sulla prevedibile evoluzione della gestione e sulle operazioni di maggior rilievo. Disposizione che, in base all’art. 2475, co. 6, c.c. si applica anche alle s.r.l.
Con riguardo alle operazioni maggiormente significative, è necessario che il collegio verifichi che le scelte siano state assunte sulla base di una procedura che sia idonea a fornire agli amministratori le migliori informazioni fra quelle disponibili e sulla base di strumenti di previsione (ad esempio: piani economici, patrimoniali e finanziari) che possano essere considerati appropriati in relazione alla natura e dimensione dell’impresa. In tale ambito, assumono particolare importanza gli strumenti di pianificazione e controllo e soprattutto il riscontro della coerenza dei risultati rinvenibili negli strumenti previsionali con la rendicontazione infrannuale. L’effettuazione di significativi investimenti mediante ricorso a finanziamenti esterni richiede un’adeguata verifica della pianificazione dell’investimento (ad esempio, mediante la predisposizione di un business plan).
3.4 Vigilanza sulla rendicontazione di sostenibilità
Principi
Il collegio sindacale vigila sull’osservanza delle disposizioni stabilite dall’ordinamento in tema di rendicontazione societaria di sostenibilità, sul processo di formazione e di pubblicazione del report di sostenibilità.
Il collegio scambia informazioni con il revisore legale incaricato dell’attestazione della rendicontazione di sostenibilità in ordine alla pianificazione delle relative attività, al livello di estensione dei controlli alle società del gruppo i cui dati sono inclusi nel documento.
Riferimenti normativi
Artt. 2086 e 2403 c.c.; artt. 3, 4, 5 e 8 d.lgs. n. 254/2016; d.lgs. n. 125/2024; D.lgs. n. 39/2010;
Direttiva (UE) 2022/2464 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 14 dicembre 2022, c.d. direttiva CSRD; Regolamento Delegato della Commissione che integra la Direttiva 2013/34/UE; Regolamento (UE) 2020/852 del 18 giugno 2020 (art. 8); Regolamento (UE) 2021/2178 del 6 luglio 2021; Regolamento (UE) 2022/1214 del 9 marzo 2022.
Criteri applicativi
Vigilanza sull’adeguatezza e sul funzionamento del sistema di controllo interno.
Il collegio sindacale vigila sulla presenza di strutture idonee a consentire la predisposizione della rendicontazione di sostenibilità, rispettosa della normativa di riferimento e degli standard ESRS. In particolare, tenuto conto della natura e dimensioni della società, vigila sull’esistenza di i) un’adeguata struttura organizzativa e ii) direttive, procedure e prassi operative che garantiscano che la rendicontazione di sostenibilità sia tempestiva, completa e attendibile.
Il collegio sindacale verifica se il sistema di controllo interno (Norma 3.6.) sia stato integrato e l’impatto sull’attività sociale e sulla governance dell’approccio ESG e del rispetto delle disposizioni in materia.
Vigilanza sul rispetto dei principi di corretta amministrazione
Il collegio, inoltre, vigila sul ruolo dell’organo di amministrazione (Norma 3.3.) affinché, nella definizione delle strategie della società (ed eventualmente del gruppo), persegua il successo sostenibile.
Il collegio sindacale può acquisire informazioni in merito all’integrazione della sostenibilità nelle strategie e nella cultura dell’azienda e alle attività svolte:
i) per allineare processi e procedure aziendali agli obiettivi di sostenibilità;
ii) per promuovere la cultura della valorizzazione delle diversità;
iii) (eventualmente) con riferimento al Reporting di sostenibilità.
Rilevano, inoltre, alcune tipologie specifiche di attività di vigilanza sulle tematiche ESG quali l’ambiente, la tutela e la sicurezza del lavoro, l’osservanza della legge e della normativa vigente in materia di privacy, lo scambio di informazioni con l’organismo di vigilanza di cui al d.lgs. n. 231/2001, se istituito (Norma 5.5). Premesso che, come noto, il collegio sindacale svolge la sua attività di vigilanza circa l’esistenza e la rilevanza dei rischi significativi inerenti alla non osservanza della legge e dello statuto, al mancato rispetto dei principi di corretta amministrazione, all’inadeguatezza degli assetti organizzativi, del sistema amministrativo-contabile e del sistema di controllo interno, nel caso dei fattori ESG, sarà necessario valutarne la specifica rilevanza in relazione al settore di appartenenza.
Vigilanza sulla Rendicontazione di sostenibilità
Il collegio sindacale vigila su:
i) la portata degli eventuali obblighi di informativa di sostenibilità gravanti sulla società (individuale o consolidata);
ii) i termini temporali di entrata in vigore di tali obblighi;
iii) le attività di adeguamento degli assetti organizzativi dell’impresa ai nuovi obblighi di informativa (o alla volontaria adesione);
iv) l’affidamento dell’incarico di revisore della sostenibilità a un soggetto che abbia i requisiti previsti dalla legge.
Nell’ambito della vigilanza sul rispetto dei principi di corretta amministrazione, il collegio verifica che il consiglio di amministrazione valuti l’adeguatezza dell’assetto organizzativo della società alle esigenze introdotte dalla normativa in materia di sostenibilità e, se necessario, provveda alle conseguenti modifiche. Gli assetti organizzativi, infatti, devono essere idonei al perseguimento degli obiettivi ESG strategici definiti dal consiglio di amministrazione nonché alla produzione e alla raccolta dei dati necessari per la redazione del reporting di sostenibilità così come il sistema di controllo interno e di gestione dei rischi deve essere adeguato all’effettuazione dei necessari controlli e per la gestione dei rischi ESG.
Inoltre, il collegio vigila sul processo di formazione del reporting di sostenibilità. A tal fine è opportuno incontrare il revisore legale incaricato dell’attestazione della rendicontazione di sostenibilità per uno “scambio di informazioni” sulla pianificazione delle relative attività, sul livello di estensione dei controlli alle società del gruppo i cui dati sono inclusi nel documento (nel caso di reporting consolidato), sul sistema di controllo interno e sui controlli svolti in vista del rilascio della limited assurance, anche in relazione alla presenza nel reporting di tutte le informazioni obbligatorie (Norma 5.3).
Infine, il collegio sindacale vigila sul rispetto degli obblighi di pubblicità del reporting di sostenibilità (art. 6 d.lgs. n. 125/2024).
Commento
L’obbligo di redazione della rendicontazione di sostenibilità per gli esercizi aventi inizio il 1° gennaio 2024 o in data successiva, opera:
per le imprese di grandi dimensioni13 che costituiscono enti di interesse pubblico14 (“EIP”, ai sensi dell’articolo 16, comma 1, del decreto legislativo 27 gennaio 2010, n. 39), che, alla data di chiusura del bilancio, superano il numero medio di 500 dipendenti occupati durante l’esercizio;
per gli EIP che sono, altresì, società madri di un gruppo di grandi dimensioni15 e che, su base consolidata, alla data di chiusura del bilancio superano il criterio del numero medio di 500 dipendenti occupati durante l’esercizio.
Mentre per gli esercizi aventi inizio il 1° gennaio 2025 o in data successiva, l’obbligo opererà:
per tutte le imprese di grandi dimensioni;
per tutte le società madri di un gruppo di grandi dimensioni.
Per gli esercizi aventi inizio il 1° gennaio 2026 o in data successiva, gli obblighi si estenderanno ad altri soggetti, tra i quali le piccole e medie imprese quotate16 (fatta salva la possibilità di optare, fino agli esercizi aventi inizio dopo il 1° gennaio 2028, per omettere le informazioni di sostenibilità, indicandone brevemente le motivazioni nella relazione sulla gestione, cd. meccanismo di opt-out volontario).
La crescente diffusione dei fattori ESG e del loro collegamento alla sostenibilità dell’impresa può avere un impatto sui doveri di vigilanza propri del collegio sindacale. La normativa richiede al collegio sindacale di occuparsi del tema dello sviluppo sostenibile, vigilando in chiave prospettica e di efficace prevenzione dei rischi. In questo senso, l’attività di vigilanza in materia di continuità aziendale, di adeguatezza degli assetti organizzativi e di rispetto dei principi di corretta amministrazione deve essere integrata per tener conto, in relazione alle dimensioni e alla natura della società (con un approccio risk-based), dell’integrazione dei processi aziendali, della struttura organizzativa, delle funzioni aziendali e del sistema dei controlli in funzione del rispetto dell’adozione di un approccio di sostenibilità e di conformità ai fattori ESG.
Rilevano inoltre gli obblighi di rendicontazione di sostenibilità (cd. Reporting di sostenibilità) introdotti dal d.lgs. n. 125/2024 di recepimento della Direttiva Ue 2022/2464 (Corporate Sustainability Reporting Directive, cd. CSRD) nonché la possibilità di redigere la Rendicontazione di sostenibilità su base volontaria, accludendo le informazioni di sostenibilità nella relazione sulla gestione societaria al bilancio d’esercizio, oppure, per le imprese che non redigono la relazione sulla gestione, di redigere su base volontaria un documento aziendale (c.d. dichiarazione di sostenibilità).
3.5 Vigilanza sull’adeguatezza e sul funzionamento dell’assetto organizzativo
Principi
Il collegio sindacale vigila sull’adeguatezza e sul concreto funzionamento dell’assetto organizzativo della società.
Per assetto organizzativo si intende: (i) il sistema di funzionigramma e di organigramma e, in particolare, il complesso delle direttive e delle procedure stabilite per garantire che il potere decisionale sia assegnato ed effettivamente esercitato a un appropriato livello di competenza e responsabilità, (ii) il complesso procedurale di controllo.
Un assetto organizzativo è adeguato se presenta una struttura compatibile alle dimensioni della società, nonché alla natura e alle modalità di perseguimento dell’oggetto sociale, nonché alla rilevazione tempestiva degli indizi di crisi e di perdita della continuità aziendale e possa quindi consentire, agli amministratori preposti, una sollecita adozione delle misure più idonee alla sua rilevazione e alla sua composizione.
Riferimenti normativi
Artt. 2086, co. 2, c.c., 2403, co. 1, c.c., 2381, co. 3 e 5, c.c.; art. 3 d.lgs. 12 gennaio 2019, n. 14.
Criteri applicativi
Il collegio sindacale vigila sull’adeguatezza dell’assetto organizzativo e sul suo concreto funzionamento.
Il collegio sindacale vigila sul processo di valutazione da parte degli amministratori dell’adeguatezza dell’assetto organizzativo rispetto alla natura, alle dimensioni, alla complessità e alle altre caratteristiche specifiche della società, verificando che sia idoneo a rilevare tempestivamente indizi di crisi e di perdita di continuità aziendale così da rendere possibile agli organi delegati (o all’organo amministrativo) di adottare idonee misure per il superamento della crisi o il recupero della continuità.
Il collegio sindacale pone particolare attenzione alla completezza delle funzioni aziendali esistenti, alla separazione e alla contrapposizione di responsabilità nei compiti e nelle funzioni e alla chiara definizione delle deleghe o dei poteri di ciascuna funzione.
In via generale, un assetto organizzativo può definirsi adeguato quando presenta i seguenti requisiti, in relazione alle dimensioni e alla complessità della società, alla natura e alle modalità di perseguimento dell’oggetto sociale:
• organizzazione gerarchica;
• redazione di un organigramma aziendale con chiara identificazione delle funzioni, dei compiti e delle linee di responsabilità;
• esercizio dell’attività decisionale e direttiva della società da parte dell’amministratore delegato nonché dei soggetti ai quali sono attribuiti i relativi poteri;
• sussistenza di procedure che assicurano l’efficienza e l’efficacia della gestione dei rischi e del sistema di controllo, nonché la completezza, la tempestività, l’attendibilità e l’efficacia dei flussi informativi anche con riferimento alle società controllate;
• esistenza di procedure che assicurino la presenza di personale con adeguata professionalità e competenza a svolgere le funzioni assegnate;
• presenza di direttive e di procedure aziendali, loro aggiornamento periodico ed effettiva diffusione;
• sussistenza dell’attività di direzione e coordinamento da parte della “Capogruppo”.
L’obiettivo è quello di accertare l’esistenza di adeguate procedure interne, nonché di verificare l’adeguatezza e l’efficacia dei flussi informativi generati.
Ai fini della valutazione dell’adeguatezza dell’assetto organizzativo, notevole importanza assume la verifica della corrispondenza fra la struttura decisionale aziendale e le deleghe depositate presso il registro delle imprese. Similmente, assume rilevanza la presenza di piani strutturati di formazione del personale dipendente.
Il collegio sindacale, nel vigilare sul concreto funzionamento dell’assetto organizzativo, può avvalersi, qualora ritenuti necessari, di appositi test, anche eventualmente a campione.
All’inizio dell’incarico, il collegio sindacale:
– legge i verbali precedenti relativi al periodo di tempo ritenuto significativo;
– acquisisce la conoscenza dell’assetto organizzativo, prendendo in considerazione l’oggetto sociale, il settore di attività e il mercato in cui la società opera oltre che la sua struttura interna, nonché il funzionigramma, da intendersi come configurazione (orizzontale) di compiti, funzioni e competenze, e l’organigramma, da intendersi come configurazione (verticale) di relazioni di sovra e subordinazione, poteri e responsabilità.
Nel corso dell’incarico, il collegio sindacale:
– vigila che l’organo amministrativo valuti l’adeguatezza degli assetti organizzativi, assumendo le eventuali conseguenti idonee iniziative per mitigare i rischi connessi a eventuali carenze significative constatate;
– vigila sull’adeguatezza e sul concreto funzionamento dell’assetto organizzativo, anche con specifico riferimento ai processi di gestione dei rischi, di controllo interno, di revisione interna, se applicabile, e di informativa finanziaria e non finanziaria;
– pianifica e svolge interventi di vigilanza periodici sull’adeguatezza dell’assetto organizzativo;
– vigila che l’organo amministrativo abbia predisposto strumenti previsionali (ad esempio: il budget annuale e/o un Piano (business plan)), adeguati alla natura e alla dimensione dell’impresa, e che sia stata attuata dagli amministratori l’analisi degli scostamenti tra i dati previsionali ed i dati consuntivati;
– segnala agli amministratori, eventuali profili di non adeguatezza riscontrati nell’assetto organizzativo aziendale all’inizio dell’incarico ovvero riscontrati successivamente, informandone il soggetto incaricato della revisione legale;
– verifica l’efficacia delle azioni correttive adottate dalla società.
Nel corso dell’attività di vigilanza, il collegio sindacale richiede all’organo amministrativo flussi informativi, con periodicità e approfondimenti legati alla valutazione dei rischi associati, sull’attività di monitoraggio dell’adeguatezza degli assetti organizzativi e sulle misure adottate o che intende adottare per rimediare a eventuali carenze significative riscontrate.
Nell’attività di vigilanza relativa alla valutazione dell’assetto organizzativo, il collegio sindacale si avvale anche delle informazioni acquisite dall’internal audit (ove esistente), dall’OdV (ove esistente) e dal soggetto incaricato della revisione legale, considerando, in particolare, i rischi da questi segnalati.
Laddove l’attività di vigilanza dovesse evidenziare significativi rischi di inadeguatezza dell’assetto organizzativo, il collegio sindacale richiede all’organo amministrativo l’adozione di immediate azioni correttive e ne monitora la realizzazione nel corso dell’incarico. Nel caso in cui le azioni correttive poste in essere siano ritenute dal collegio non sufficienti, ovvero in casi di urgenza, di particolare gravità o di avvenuto riscontro di violazioni, il collegio adotta le iniziative previste dalla legge per la rimozione delle violazioni riscontrate.
Ai fini della verifica della sussistenza di una situazione di crisi, l’attività di vigilanza si esercita, oltre che con l’espletamento delle operazioni normalmente richieste al collegio, anche attraverso l’analisi delle informazioni acquisite tramite:
• lo scambio di informazioni con il soggetto incaricato della revisione legale, relativamente
alle funzioni di competenza dello stesso, specie con riferimento alla sussistenza del principio di continuità aziendale;
• l’analisi dei flussi informativi acquisiti dalle strutture aziendali, anche finalizzati alla effettuazione periodica (17) dei “check” previsti dalla normativa del Codice della Crisi, al fine di garantire la tempestività dell’intervento in presenza dei primi segnali di crisi.
Ai sensi del nuovo co. 6 dell’art. 2475, anche per le s.r.l. gli amministratori delegati riferiscono al Consiglio di amministrazione e all’organo di controllo, con periodicità almeno semestrale, quanto disposto dal co. 5 dell’art. 2381 c.c.
Il collegio sindacale riassume le conclusioni dell’attività di vigilanza posta in essere in un apposito paragrafo della relazione da proporre all’assemblea in occasione dell’approvazione del bilancio di esercizio.
Commento
Il dovere di vigilanza del collegio sindacale è un compito di alta sorveglianza tendente ad una concezione del controllo come funzione fisiologica della gestione che si innesta nell’esercizio del potere amministrativo come strumento di indirizzo e di correzione permanente degli affari verso l’obiettivo di un pieno rispetto delle regole vigenti.
Data la relazione di interdipendenza tra le dimensioni aziendali e l’assetto organizzativo, al crescere della dimensione aziendale la struttura organizzativa deve divenire più articolata e, conseguentemente, la società dovrà avvertire particolarmente l’esigenza di adottare procedure volte a monitorare i diversi processi aziendali. La modesta dimensione della società può consentire assetti organizzativi semplificati in ragione della semplicità dei processi, sia in termini di numero degli stessi, sia con riferimento alla tipologia delle attività e al numero delle persone coinvolte.
L’adozione di un adeguato assetto organizzativo da parte della società, con la cura della informatizzazione ed il contenimento della manualità, consente di limitare la discrezionalità e mantenere la coerenza dei comportamenti al fine di conferire ordine all’operatività aziendale e accrescere la capacità di coordinamento e quindi l’efficienza delle diverse strutture funzionali.
Il sistema organizzativo, pur declinato secondo la natura e la dimensione e complessità dell’impresa, dovrebbe individuare in maniera sufficientemente chiara l’attribuzione delle responsabilità, le linee di dipendenza gerarchica, la descrizione dei compiti e la rappresentazione del processo aziendale di formazione e attuazione delle decisioni. I poteri autorizzativi e di firma devono essere quindi assegnati in coerenza con le responsabilità organizzative e gestionali in essere.
Il collegio sindacale, nel vigilare sul concreto funzionamento dell’assetto organizzativo, può avvalersi, qualora ritenuti necessari, di appositi test, anche eventualmente a campione, che, possono costituire un valido strumento operativo, sia in fase di insediamento che a regime.
Tali strumenti, tuttavia, non dovranno essere interpretati quali condizioni necessarie per poter formulare un adeguato giudizio, in quanto sul predetto tema:
– il dato normativo risulta estremamente generico e privo di connotazioni pratiche (la legge non individua una soluzione univoca e puntuale);
– sussiste l’estrema variabilità del campo di indagine in quanto condizionato dalle caratteristiche, dalla natura e dalle dimensioni della società.
La determinazione delle metodologie di verifica e di controllo volte a contrastare inadempienze e atteggiamenti omissivi o inerti in ambito organizzativo e gestionale è rimessa alla determinazione dei membri del collegio sindacale, in relazione alle peculiarità della concreta realtà aziendale.
3.6 Vigilanza sull’adeguatezza e sul funzionamento del sistema di controllo interno
Principi
Il collegio sindacale vigila sull’adeguatezza del sistema di controllo interno tenendo conto delle dimensioni e della complessità della società.
Il sistema di controllo interno può essere definito come l’insieme delle direttive, delle procedure e delle prassi operative adottate dall’impresa allo scopo di raggiungere, attraverso un adeguato processo di identificazione, misurazione, gestione e monitoraggio dei principali rischi, i seguenti obiettivi:
– obiettivi strategici, volti ad assicurare la conformità delle scelte del management alle direttive ricevute e all’oggetto che la società si propone di conseguire, nonché a garantire la salvaguardia del patrimonio aziendale e a tutelare gli interessi degli stakeholders;
– obiettivi operativi, volti a garantire l’efficacia e l’efficienza delle attività operative aziendali;
– obiettivi di reporting, volti a garantire l’attendibilità e l’affidabilità dei dati;
– obiettivi di conformità, volti a assicurare la conformità delle attività aziendali, alle leggi e ai regolamenti in vigore.
Un sistema di controllo interno risulta adeguato se permette la chiara e precisa indicazione dei principali fattori di rischio aziendale e ne consente il costante monitoraggio e la corretta gestione.
Riferimenti normativi
Artt. 2086 c.c., 2403, co. 1, c.c., 2381, co. 3 e 5, c.c.
Criteri applicativi
In applicazione del più ampio dovere di vigilare sull’assetto organizzativo, si ritiene che il collegio sindacale vigili anche sull’adeguatezza e sul funzionamento del sistema di controllo interno.
Il collegio sindacale effettua un controllo sintetico complessivo volto a verificare che le procedure aziendali consentano un efficiente monitoraggio dei fattori di rischio, nonché la pronta emersione e una corretta gestione delle criticità. L’adozione e il corretto funzionamento di un adeguato sistema di controllo interno è responsabilità esclusiva degli amministratori, mentre il collegio sindacale è chiamato a vigilare esclusivamente su tale adeguatezza e sul suo concreto funzionamento.
Per le verifiche sull’affidabilità del sistema di controllo interno l’organo di controllo può avvalersi, qualora ritenuti necessari di appositi test, anche eventualmente a campione (Cfr. Norma 3.5., Commento).
La vigilanza del collegio sindacale è rivolta esclusivamente alla valutazione della capacità del sistema di controllo interno di prevenire non conformità significative rispetto alla legge, allo statuto e ai principi di corretta amministrazione e non è rivolta ad esprimere un giudizio sull’efficacia dello stesso.
Nella valutazione dell’adeguatezza e del funzionamento del sistema di controllo interno, il collegio sindacale dà priorità alle direttive, procedure e prassi operative che governano le attività in relazione alle quali sono stati rilevati rischi significativi per l’impresa alla luce della loro rilevanza e della probabilità di accadimento.
Sul piano operativo, il collegio sindacale esamina, in particolare, la documentazione aziendale disponibile, come, a titolo esemplificativo i manuali operativi, i regolamenti interni, l’organigramma e le eventuali altre mappature dei processi disponibili (pur se realizzate per altre finalità quali, ad esempio, la certificazione di qualità o la organizzazione dei processi stessi).
Nell’ambito dello scambio di informazioni con il soggetto incaricato della revisione legale, il collegio sindacale può richiedere, in particolare, informazioni sui risultati dei controlli da questi svolti. Trova applicazione, pertanto, quanto disposto dalla Norma 5.3. in ordine all’acquisizione delle informazioni dal soggetto incaricato della revisione legale.
Laddove l’attività di vigilanza dovesse evidenziare significativi rischi di inadeguatezza del sistema di controllo interno, il collegio sindacale richiede all’organo amministrativo l’adozione di azioni correttive e ne monitora la realizzazione nel corso dell’incarico.
Nel caso in cui le azioni correttive poste in essere siano ritenute dal collegio non sufficienti, ovvero in casi di urgenza, di particolare gravità o di avvenuto riscontro di violazioni, il collegio adotta le iniziative previste dalla legge per la rimozione delle violazioni riscontrate.
Il collegio sindacale riassume le conclusioni dell’attività di vigilanza posta in essere in un apposito paragrafo della relazione da proporre all’assemblea in occasione dell’approvazione del bilancio di esercizio.
3.7 Vigilanza sull’adeguatezza e sul funzionamento del sistema amministrativo-contabile
Principi
Il collegio sindacale vigila sull’adeguatezza dell’assetto amministrativo-contabile e sul suo concreto funzionamento.
Il sistema amministrativo-contabile può definirsi come l’insieme delle direttive, delle procedure e delle prassi operative dirette a garantire la completezza, la correttezza e la tempestività di una informativa societaria attendibile, in accordo con i principi contabili adottati dall’impresa.
Un sistema amministrativo-contabile risulta adeguato se permette:
– la completa, tempestiva e attendibile rilevazione contabile e rappresentazione dei fatti di gestione;
– la produzione di informazioni valide e utili per le scelte di gestione e per la salvaguardia del patrimonio aziendale;
– la produzione di dati attendibili per la formazione dell’informativa societaria.
Riferimenti normativi
Art. 2086, co. 2, 2403, co. 1, c.c.; artt. 3, 13 d.lgs. 12 gennaio 2019, n. 14.
Criteri applicativi
L’adeguatezza e il corretto funzionamento del sistema amministrativo-contabile è responsabilità esclusiva degli amministratori; il collegio sindacale è chiamato a vigilare su tale adeguatezza e sul suo concreto funzionamento.
La valutazione di adeguatezza è un giudizio professionale emesso sulla base di un’analisi delle caratteristiche del sistema come desumibili dai flussi informativi acquisiti dal collegio sindacale, tenuto conto delle dimensioni e delle caratteristiche dell’impresa nella quale esso si trova ad operare.
Un adeguato assetto amministrativo-contabile, rapportato (in base al principio di proporzionalità di cui all’art. 2086, co. 2, c.c.) alle caratteristiche dimensionali e all’attività svolta, ai fini di prevedere tempestivamente l’emersione della crisi deve consentire di:
a) rilevare eventuali squilibri di carattere patrimoniale o economico-finanziario;
b) verificare la sostenibilità dei debiti correlati al mantenimento del principio di continuità aziendale almeno per i dodici mesi successivi;
c) intercettare i segnali di crisi e disporre delle informazioni funzionali a utilizzare la lista di controllo e a predisporre il “test pratico” per la verifica della ragionevole perseguibilità del risanamento ai sensi dell’art. 13, co. 2, d.lgs. 12 gennaio 2019, n. 14.
Sono segnali funzionali a condurre le indagini prognostiche di cui sopra:
a) l’esistenza di debiti per retribuzioni scaduti da almeno trenta giorni pari a oltre la metà dell’ammontare complessivo mensile delle retribuzioni;
b) l’esistenza di debiti verso fornitori scaduti da almeno novanta giorni di ammontare superiore a quello dei debiti non scaduti;
c) l’esistenza di esposizioni nei confronti delle banche e degli altri intermediari finanziari che siano scadute da più di sessanta giorni o che abbiano superato da almeno sessanta giorni il limite di affidamenti ottenuti in qualunque forma purché rappresentino complessivamente almeno il cinque per cento del totale delle esposizioni.
Il collegio sindacale, al fine di controllare il concreto funzionamento dell’assetto amministrativo-contabile, può avvalersi, qualora ritenuti necessari, di appositi test, anche eventualmente a campione.
In occasione dello scambio di informazioni con l’incaricato della revisione legale, il collegio può richiedere informazioni in merito alle eventuali considerazioni formulate dal medesimo in ordine ai controlli informativi e organizzativi istituiti dalla società su cui il revisore abbia fatto affidamento (Cfr. Norma 5.3.).
Laddove l’attività di vigilanza dovesse evidenziare significativi rischi di inadeguatezza dell’assetto amministrativo-contabile, il collegio sindacale richiede all’organo amministrativo l’adozione di azioni correttive e ne monitora la realizzazione nel corso dell’incarico. Nel caso in cui le azioni correttive poste in essere siano ritenute dal collegio non sufficienti, ovvero in casi di urgenza, di particolare gravità o di avvenuto riscontro di violazioni, il collegio adotta le iniziative previste dalla legge per la rimozione delle violazioni riscontrate.
Il collegio sindacale riassume le conclusioni dell’attività di vigilanza posta in essere in un apposito paragrafo della relazione da proporre all’assemblea in occasione dell’approvazione del bilancio di esercizio.
Commento
L’attività e le operazioni aziendali sono rappresentate da fatti di gestione e l’esistenza di un adeguato sistema amministrativo-contabile comporta la ragionevole garanzia della completa e attendibile rilevazione contabile di tali fatti.
L’attività di vigilanza del collegio sindacale è dunque volta a verificare l’esistenza di un sistema idoneo ad assicurare la completezza e correttezza dei dati economico-finanziari. È opportuno ricordare che non si tratta di un giudizio di merito sui risultati dell’attività amministrativo-contabile, bensì di un giudizio sintetico sull’efficienza e la funzionalità del sistema, svolto alla luce dei rischi rilevanti emersi in tali aree operative.
Al riguardo, si ricorda che, pur convergendo nel complessivo assetto organizzativo della società, l’assetto amministrativo e l’assetto contabile sono tra loro distinti, anche nel dettato normativo.
Gli assetti amministrativi sono riferibili ad una dimensione dinamico-funzionale dell’organizzazione, intendendosi per tale l’insieme delle procedure e dei processi atti ad assicurare il corretto e ordinato svolgimento delle attività aziendali e delle singole fasi. Gli assetti contabili sono quella parte degli assetti amministrativi orientati a una corretta traduzione contabile dei fatti di gestione, sia ai fini di programmazione, sia ai fini di consuntivazione per la gestione e la comunicazione all’esterno dell’impresa.
Operativamente si tratta di associare i fatti economici maggiormente rilevanti secondo la loro rischiosità complessiva con i processi gestionali che li alimentano, rilevandone le responsabilità gestionali, le direttive, le procedure e le prassi operative di governo delle attività, nonché gli strumenti (anche informatici) di gestione dei rischi di errore ad esse associati.
Il collegio sindacale, nel vigilare sul concreto funzionamento dell’assetto amministrativo - contabile, può avvalersi, qualora ritenuti necessari, di appositi test, anche eventualmente a campione che, seppur in modo astratto, possono costituire un valido strumento operativo, sia in fase di insediamento sia a regime (Cfr. Norme 3.3. e 3.5., Commento).
È utile evidenziare, infine, che il soggetto incaricato della revisione legale, offre un importante riferimento esterno e indipendente, con particolare riguardo agli aspetti di attendibilità del sistema amministrativo-contabile.
Al fine di vigilare sull’adeguatezza dell’assetto amministrativo-contabile è, quindi, opportuna una periodica attività di scambio di dati e di informazioni tra il collegio sindacale e il soggetto incaricato della revisione legale, come precisato dalla Norma 5.3. alla quale si rinvia.
3.8 Vigilanza in ordine al bilancio di esercizio e alla relazione sulla gestione
Principi
Il collegio sindacale vigila sull’osservanza da parte degli amministratori delle norme procedurali inerenti alla redazione, all’approvazione e alla pubblicazione del bilancio d’esercizio.
Riferimenti normativi
Artt. 2403, co. 1, 2423-2435-bis, 2441, 2446, 2447-novies c.c.
Criteri applicativi
Il collegio sindacale nella sua attività di vigilanza18 sul bilancio d’esercizio verifica l’osservanza, da parte degli amministratori, delle disposizioni del Codice civile relative al procedimento di formazione, controllo, approvazione e pubblicazione del bilancio di esercizio.
Il collegio sindacale effettua un controllo sintetico complessivo volto a verificare che il bilancio sia stato correttamente redatto. La verifica della rispondenza ai dati contabili e della conformità ai principi contabili di riferimento spetta esclusivamente all’incaricato della revisione legale.
Il collegio sindacale, tenuto conto che la verifica delle condizioni previste dalla legge e dai principi contabili per tale iscrizione spetta esclusivamente al soggetto incaricato della revisione legale, accerta:
• nei casi in cui si renda obbligatoria, la predisposizione della relazione sulla gestione e la sua comunicazione unitamente al progetto di bilancio;
• nel caso del ricorso al maggior termine per l’approvazione del bilancio, l’esistenza delle prescrizioni normative (ex art. 2364, co 2, cc) e la presenza nella relazione sulla gestione delle ragioni della dilazione;
• la rispondenza del bilancio e della relazione ai fatti e alle informazioni di cui il collegio sindacale è a conoscenza a seguito della partecipazione alle riunioni degli organi sociali, dell’esercizio dei suoi doveri di vigilanza e dei suoi poteri di ispezione e controllo (artt. 2403, 2403-bis, 2405 c.c.);
• che il processo per l’iscrizione dei costi d’impianto e di ampliamento e sviluppo nell’attivo dello stato patrimoniale sia stato posto in essere sulla base di adeguati flussi informativi (Cfr. Norma 8.4.);
• che il processo di iscrizione dell’avviamento nell’attivo dello stato patrimoniale sia stato posto in essere sulla base di adeguati flussi informativi (art. 2426, co. 1, n. 6, c.c.);
• la correttezza e la legittimità dell’eventuale deroga ex art. 2423, co. 5, c.c., cui abbiano fatto ricorso gli amministratori;
• le conclusioni e, eventualmente, l’analisi inerente al processo di verifica della sussistenza della continuità aziendale;
• in presenza di partecipazioni in società controllate e collegate, il superamento o meno dei parametri che obbligano alla redazione del bilancio consolidato.
Occorre, inoltre, verificare che vi sia adeguata informativa nel bilancio d’esercizio nel caso in cui la società abbia avviato eventuali azioni inerenti alla composizione negoziata e alle procedure concorsuali.
Qualora il collegio sindacale sia in possesso, in virtù della propria attività di vigilanza, di notizie su determinati fatti o situazioni che incidono sulla rappresentazione in bilancio di operazioni sociali, può richiedere ulteriori chiarimenti e informazioni all’organo amministrativo ovvero all’incaricato della revisione legale.
Nel caso in cui non siano forniti i chiarimenti richiesti ovvero le informazioni ricevute non siano sufficienti, il collegio manifesta le proprie osservazioni e proposte nella relazione presentata all’assemblea in occasione dell’approvazione del bilancio di esercizio (Cfr. Norma 7.1.).
Il collegio sindacale svolge, inoltre, i seguenti compiti che presentano significativi profili contabili, acquisite, ove necessario, le opportune informazioni in possesso dell’incaricato della revisione legale:
• formula, con apposita relazione, osservazioni sulla situazione patrimoniale della società nel caso in cui risulta che il capitale sia diminuito di oltre un terzo in conseguenza di perdite, ai sensi degli artt. 2446, co. 1 e 2482-bis, co. 1, c.c.;
• formula il parere sulla congruità del prezzo di emissione delle azioni in presenza di esclusione o di limitazione del diritto d’opzione, ai sensi dell’art. 2441, co. 6, c.c. (Cfr. Norma 10.1.);
• redige una relazione di accompagnamento al rendiconto finale del patrimonio destinato a uno specifico affare ai sensi dell’art. 2447-novies c.c.
Il collegio sindacale riassume le conclusioni dell’attività di vigilanza posta in essere in un apposito paragrafo della relazione da proporre all’assemblea in occasione dell’approvazione del bilancio di esercizio.
A seguito dell’approvazione del bilancio di esercizio, Il collegio verifica che gli amministratori abbiano provveduto al deposito di copia del bilancio, delle relazioni e del verbale di approvazione, presso il registro delle imprese.
Commento
Il collegio sindacale, nel caso in cui non sia incaricato della revisione legale, è chiamato a svolgere sul bilancio d’esercizio esclusivamente l’attività di vigilanza sull’osservanza della legge e dello statuto.
Al collegio sindacale spetta dunque un controllo sull’osservanza da parte degli amministratori delle norme procedurali inerenti alla formazione, al deposito e alla pubblicazione, non dovendo effettuare controlli analitici di merito sul contenuto del bilancio (19), né esprimere un giudizio sulla sua attendibilità e conformità ai principi contabili di riferimento.
Il collegio sindacale non ha, quindi, alcun obbligo di eseguire procedure di controllo per accertare la veridicità, la correttezza e la chiarezza del bilancio.
Note
(13) Ovvero quelle che alla data di chiusura del bilancio abbiano superato, nel primo esercizio di attività o successivamente per due esercizi consecutivi, due dei seguenti limiti:
1) totale dello stato patrimoniale: euro 25.000.000;
2) ricavi netti delle vendite e delle prestazioni: euro 50.000.000;
3) numero medio dei dipendenti occupati durante l’esercizio: 250.
(14) Sono enti di interesse pubblico:
a) le società italiane emittenti valori mobiliari ammessi alla negoziazione su mercati
regolamentati italiani e dell’Unione europea;
b) le banche;
c) le imprese di assicurazione di cui all’ articolo 1, comma 1, lettera u), del codice delle assicurazioni private;
d) le imprese di riassicurazione di cui all’ articolo 1, comma 1, lettera cc), del codice delle assicurazioni private, con sede legale in Italia, e le sedi secondarie in Italia delle imprese di riassicurazione extracomunitarie di cui all’articolo 1, comma 1, lettera cc-ter), del codice delle assicurazioni private.
(15) Gruppi composti da una società madre e società figlie da includere nel bilancio consolidato e che, su base consolidata, alla data di chiusura del bilancio della società madre superano, nel primo esercizio di attività o successivamente per due esercizi consecutivi, i limiti numerici di almeno due dei tre criteri seguenti:
1) totale dello stato patrimoniale: euro 25.000.000;
2) ricavi netti delle vendite e delle prestazioni: euro 50.000.000;
3) numero medio dei dipendenti occupati durante l’esercizio: 250.
(16) Le società con valori mobiliari ammessi alla negoziazione su mercati regolamentati italiani o dell’Unione europea che alla data di chiusura del bilancio, nel primo esercizio di attività o successivamente per due esercizi consecutivi, rientrino in almeno due degli intervalli di seguito indicati:
1) totale dello stato patrimoniale: superiore a euro 450.000 e inferiore a euro 25.000.000;
2) ricavi netti delle vendite e delle prestazioni: superiore a euro 900.000 e inferiore a
euro 50.000.000;
3) numero medio dei dipendenti occupati durante l’esercizio: non inferiore a 11 e non superiore a 250.
(17) La periodicità potrà essere decisa dal collegio in base alla constatazione della presenza di sintomi di crisi e della loro “dimensione”.
(18) Si tratta essenzialmente di un’attività di compliance normativa (id est: regulatory compliance).
(19) Fatta eccezione per l’iscrizione di talune attività immateriali come evidenziato nei Criteri applicativi.
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