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Poteri di controllo del collegio sindacale
La sezione 5 attiene ai poteri di ispezione e controllo attribuiti ai sindaci dall’art. 2403-bis c.c. Tali poteri possono e devono essere esercitati dal collegio sindacale anche con scambi di informazioni con gli altri soggetti preposti ai controlli societari. Sono quindi analizzati gli scambi informativi con il soggetto incaricato della revisione legale, con l’internal audit (se nominato), con l’eventuale organismo di vigilanza di cui al d.lgs. 231/2001 a cui è dedicata la Norma 5.5 e, nei gruppi, con i membri degli organi di controllo delle controllate.
5.1 Atti di ispezione e controllo
Principi
I sindaci, esercitando i poteri loro attribuiti dalla legge, procedono, anche individualmente, ad atti di ispezione e controllo avvalendosi, se del caso, di propri dipendenti e di ausiliari.
Riferimenti normativi
Art. 2403-bis c.c.
Criteri applicativi
I sindaci possono, in qualsiasi momento, senza che alcun limite o restrizione possa esser loro eccepita, procedere ad atti di ispezione e di controllo.
Tali poteri sono esercitati, di norma, in via collegiale.
Qualora un sindaco ritenesse comunque di procedere autonomamente ad atti di ispezione e controllo, è opportuno che di essi, così come dei riscontri effettuati e dei risultati ottenuti, sia data tempestiva informazione scritta, anche attraverso specifico verbale, agli altri componenti.
Si ritiene altresì opportuno che, in ragione dell’importanza che il collegio sindacale riveste nella circolazione dell’informazione, sia previsto un periodico confronto con le altre funzioni eventualmente istituite.
Gli atti di ispezione e di controllo effettuati dal collegio sindacale sono oggetto di apposita verbalizzazione. Il verbale deve essere trascritto nel libro delle adunanze e delle deliberazioni del collegio sindacale e sottoscritto dagli intervenuti.
Per quanto concerne il ricorso ai dipendenti e agli ausiliari dei sindaci si rinvia alla Norma 2.3.
5.2 Acquisizione di informazioni dall’organo amministrativo
Principi
Il collegio sindacale può chiedere agli amministratori notizie circa l’andamento delle operazioni sociali o su determinati affari. Tale potere può essere esercitato anche con riferimento a società controllate.
Il collegio sindacale ottiene periodica informazione dagli organi delegati sul generale andamento della gestione, sulla sua prevedibile evoluzione e sulle operazioni di maggiore rilievo effettuate dalla società e da sue controllate.
Il collegio sindacale è informato dagli amministratori di potenziali conflitti di interessi.
Ai fini dell’adempimento della funzione di vigilanza il collegio sindacale è destinatario di obblighi informativi da parte degli amministratori specificatamente individuati dalla legge o dallo statuto.
Riferimenti normativi
Artt. 2381, co. 5, 2403-bis, co. 2, c.c., 2405 c.c.
Criteri applicativi
Il collegio sindacale può richiedere agli amministratori notizie sull’andamento delle operazioni sociali o su determinati affari, anche con riguardo alle società controllate. Con riferimento a queste ultime le informazioni possono essere richieste anche direttamente agli organi di controllo delle società controllate.
I dati e le informazioni fornite dagli amministratori, sia a seguito degli obblighi di informazione cui sono tenuti, sia a seguito di richiesta di notizie da parte del collegio sindacale, devono – tra l’altro – riguardare:
• l’assetto organizzativo, amministrativo-contabile della società;
• l’attività svolta e le operazioni di maggior rilievo economico, finanziario e patrimoniale effettuate dalla società e dalle società da essa controllate;
• le operazioni infragruppo e con parti correlate;
• le operazioni in cui un amministratore abbia un interesse per conto proprio o di terzi o che siano effettuate dal soggetto che esercita l’attività di direzione e coordinamento.
Le informazioni richieste agli amministratori possono essere rilasciate per iscritto dagli stessi, con un apposito rapporto, oppure verbalmente. In questo ultimo caso, è opportuno che il collegio sindacale comunichi agli amministratori il proprio verbale o un estratto del verbale che riepilogherà i dati e le informazioni ricevute, chiedendo conferma del contenuto.
Tale procedura si rende particolarmente raccomandabile a fronte di riunioni fra il collegio sindacale e amministratore unico, in relazione al mancato ausilio, in merito alle scelte e alle strategie aziendali dei verbali del consiglio di amministrazione (22).
In ogni caso, il verbale deve essere trascritto nel libro delle adunanze e delle deliberazioni del collegio sindacale e sottoscritto dagli intervenuti.
Non è necessaria un’autonoma verbalizzazione del collegio sindacale quando le informazioni siano fornite in occasione di un’adunanza del consiglio di amministrazione, anche a seguito dello specifico obbligo degli organi delegati di riferire sul generale andamento della gestione e sulla sua prevedibile evoluzione, nonché sulle operazioni di maggior rilievo, per dimensioni o caratteristiche, effettuate dalla società e dalle sue controllate.
Le fonti informative del collegio sindacale sono rappresentate da tutte le comunicazioni di cui lo stesso è destinatario, o su cui è chiamato a esprimere il proprio parere, o a formulare osservazioni; in particolare:
• le notizie degli amministratori delegati circa il generale andamento della gestione e sulla sua prevedibile evoluzione, nonché sulle operazioni di maggior rilievo, per dimensioni o caratteristiche, effettuate dalla società e dalle sue controllate (art. 2381, co. 5, c.c.);
• la denunzia da parte dei soci di fatti censurabili posti in essere dagli amministratori (art. 2408 c.c.);
• le notizie circa ogni interesse degli amministratori in una determinata operazione della società (art. 2391 c.c.);
• le notizie di dissenso di un amministratore rispetto alle delibere assunte dal consiglio di amministrazione (art. 2392, co. 3, c.c.);
• la notifica dell’azione sociale di responsabilità esercitata dai soci (art. 2393-bis c.c.);
• la comunicazione dell’amministratore che rinuncia al suo ufficio (art. 2385 c.c.);
• la relazione sulle proposte di aumento di capitale con esclusione o limitazione del diritto di opzione (art. 2441, co. 6, c.c.);
• la relazione sulla situazione patrimoniale della società il cui capitale è diminuito oltre un terzo per perdite (artt. 2446 e 2482-bis c.c.);
• il rendiconto finale del patrimonio destinato allo specifico affare (art. 2447-novies c.c.);
• la relazione sulla gestione e il bilancio (art. 2429 c.c.).
In tali circostanze, il collegio sindacale verifica l’adempimento dell’eventuale dovere informativo a carico degli amministratori e, in caso di omissione, verbalizza la violazione ed eventualmente ne sollecita l’adempimento.
5.3 Scambio di informazioni con il soggetto incaricato della revisione legale
Principi
Ai fini dello svolgimento della funzione di vigilanza, il collegio sindacale scambia tempestivamente informazioni con il soggetto incaricato della revisione legale.
Riferimenti normativi
Artt. 2403-bis, co. 3, 2409-septies c.c.
Criteri applicativi
Il collegio sindacale scambia periodicamente dati e informazioni con il soggetto incaricato della revisione legale, per l’espletamento dei rispettivi compiti.
La differente natura delle funzioni svolte da tali soggetti fa sì che le informazioni che essi possiedono siano diverse. Pertanto, le informazioni che il collegio sindacale scambia con l’incaricato della revisione legale devono intendersi limitate a quelle che si rendono necessarie per svolgere la propria funzione.
Il collegio sindacale può chiedere all’incaricato della revisione legale:
• le eventuali comunicazioni destinate alla direzione (c.d. lettere di suggerimenti);
• le informazioni relative alla frequenza pianificata delle verifiche ex art. 14, co. 1, lett. b) d.lgs. n. 39/2010 e secondo il principio di revisione (SA Italia) 250 B;
• gli esiti delle verifiche periodiche ex art. 14, co. 1, lett. b), del d.lgs. n. 39/2010 e secondo il principio di revisione (SA Italia) 250 B;
• le informazioni sulla generale portata e pianificazione della revisione e sui risultati significativi emersi dalla revisione legale;
• le informazioni in merito alla capitalizzazione dei costi di impianto ed ampliamento e delle spese di sviluppo, nonché dell’avviamento (ex art. 2426, co. 1, nn. 5 e 6);
• la relazione di revisione legale sul bilancio d’esercizio e, se redatto, sul bilancio consolidato;
• le informazioni, utili ai fini dell’adempimento degli obblighi di segnalazione di operazioni sospette e di irregolarità, in merito all’uso del contante e dei titoli al portatore di cui al d.lgs. n. 231/2007 (Cfr. Norma 3.2.).
È opportuno che le relazioni siano comunicate al collegio sindacale in tempo utile per consentirgli l’espressione di un consapevole giudizio, ai fini dell’elaborazione della relazione all’assemblea dei soci.
Sono altresì oggetto di scambio nei limiti dei rispettivi compiti:
• i dati e le informazioni rilevanti in ordine:
– all’osservanza della legge e dello statuto;
– al rispetto dei principi di corretta amministrazione;
– all’assetto organizzativo, al sistema amministrativo-contabile, al sistema di controllo interno, al processo di informativa finanziaria, al sistema di revisione interna e al sistema
di gestione del rischio;
– alla valutazione della continuità aziendale;
• le comunicazioni e le richieste, scritte e verbali, del soggetto incaricato della revisione legale rivolte agli amministratori e ai dirigenti;
• l’esistenza di fatti censurabili o di irregolarità;
• i dati e le informazioni che, in relazione al tipo di controllo effettuato dal soggetto incaricato della revisione legale, possano costituire indizi di un comportamento illegittimo o comunque anomalo da parte della società.
In particolare, il collegio sindacale può evidenziare al soggetto incaricato della revisione legale eventuali elementi del processo di informativa finanziaria ovvero rappresentazioni di voci contenute nel progetto di bilancio ritenuti, a suo giudizio, meritevoli di particolare analisi e richiedere allo stesso di comunicarne gli esiti.
Salvo casi specifici che richiedano maggiore frequenza, è opportuno che il collegio sindacale incontri il soggetto incaricato della revisione legale nel corso dell’esercizio e scambi informazioni con quest’ultimo almeno in occasione delle fasi di avvio delle attività di revisione e di quelle conclusive di verifica del bilancio. Ogni incontro può essere oggetto di verbalizzazione nella quale vengono sintetizzati i principali aspetti emersi dallo scambio di informazioni.
Le informazioni acquisite, le richieste formulate e le risposte, anche se negative, sono verbalizzate nel libro delle adunanze e delle deliberazioni del collegio sindacale.
In particolare, nel verbale devono evidenziarsi:
• i dati e le informazioni ricevuti dal soggetto incaricato della revisione legale;
• i dati e le informazioni comunicati al soggetto incaricato della revisione legale;
• l’inesistenza di dati e di informazioni specificatamente richiesti al soggetto incaricato della revisione legale cui non sia seguita la dovuta comunicazione;
• la mancata comunicazione di dati o di informazione richiesti da parte del soggetto incaricato della revisione legale.
Lo scambio di informazioni con il soggetto incaricato della revisione legale non implica un obbligo23 per il collegio sindacale di condividere copia dei verbali di verifica periodica dallo stesso redatti. Ciò però non significa che sia preclusa al revisore la lettura dei verbali anche allo scopo di evitare limitazioni nella opinion.
Commento
Il collegio sindacale ha rapporti, in via diretta e autonomamente dagli altri organi, con il soggetto incaricato della revisione legale. In particolare, nell’espletamento della propria attività di vigilanza, il collegio è chiamato, da un lato, a proporre la nomina e a formulare il parere in merito alla revoca del soggetto incaricato della revisione legale (art. 13 d.lgs. n. 39/2010), dall’altro lato, ad attuare un reciproco scambio di dati e informazioni rilevanti per l’espletamento delle rispettive funzioni di controllo (art. 2409-septies c.c.).
Le comunicazioni potranno avvenire anche tramite scambio di corrispondenza, relazioni scritte e rapporti non strutturati quali call conference o video-conference.
5.4 Rapporti con la funzione di controllo interno
Principi
Ai fini dello svolgimento della funzione di vigilanza e sulla base del criterio di proporzionalità che tiene conto della natura e della dimensione dell’attività esercitata, il collegio sindacale acquisisce informazioni relative al sistema di controllo interno adottato dalla società.
Riferimenti normativi
Artt. 2086, 2403 c.c.
Criteri applicativi
Il collegio sindacale acquisisce informazioni relative al sistema di controllo interno e al suo concreto funzionamento in conformità a quanto previsto dalla Norma 3.6.
All’inizio dell’incarico e nel corso dello stesso, il collegio sindacale acquisisce dal preposto a tale funzione ovvero, se quest’ultimo non è presente, dall’organo amministrativo, le informazioni relative alla struttura di controllo interno, alle eventuali anomalie riscontrate nell’operatività delle procedure di controllo, nonché ai rischi identificati e alle procedure definite per la gestione e il contenimento sulla base dei sistemi formalizzati al fine di disciplinare i processi decisionali e la trasparenza dei processi di governo.
A tale proposito, posto che i sistemi di gestione prevedono una serie di procedure finalizzate proprio a disciplinare attività e processi dell’azienda, nonché a fronteggiare e/o governare eventuali rischi, può essere proficuo implementare l’interazione del collegio con i responsabili dei sistemi di gestione eventualmente adottati dall’azienda (24).
In considerazione della circostanza che in forza delle previsioni dell’art. 2086 c.c. il criterio di proporzionalità deve guidare l’applicazione degli orientamenti sulla “governance” per assicurare che i processi siano compatibili con i profili di rischio e il modello di business della società, le dimensioni, la natura e la complessità delle attività svolte devono orientare le scelte di governance.
Il collegio sindacale può stabilire con il preposto al sistema di controllo interno, ove presente, termini e modalità per lo scambio di informazioni rilevanti concordando, eventualmente, un programma di incontri nel corso dell’anno. È opportuno che il collegio sindacale incontri almeno una volta nel corso dell’esercizio il preposto al sistema di controllo interno e si assicuri di ricevere dallo stesso una relazione informativa periodica.
Le informazioni acquisite, le richieste formulate e le risposte, anche se negative, sono verbalizzate nel libro delle adunanze e delle deliberazioni del collegio sindacale.
5.5 Rapporti con l’organismo di vigilanza
Principi
Ai fini dello svolgimento dell’attività di vigilanza, il collegio sindacale acquisisce informazioni dall’organismo di vigilanza in merito alla funzione ad esso assegnata dalla legge al fine di vigilare sull’adeguatezza, sul funzionamento e sull’osservanza del modello adottato ex d.lgs. n. 231/2001.
Il collegio sindacale verifica che il modello preveda termini e modalità dello scambio informativo dell’organismo di vigilanza a favore dell’organo amministrativo e dello stesso collegio sindacale.
Riferimenti normativi
Artt. 2086, 2380-bis, 2381, 2403, 2407, 2475 c.c.; d.lgs. 8 giugno 2001, n. 231.
Criteri applicativi
In presenza dell’organismo di vigilanza (OdV) e nel caso in cui esso non sia composto in parte da sindaci ovvero non sia affidata al collegio sindacale la relativa funzione, il collegio acquisisce informazioni al fine di verificare gli aspetti inerenti all’autonomia richiesta dal legislatore per l’efficace esercizio delle funzioni assegnate all’ODV stesso. Ove applicabile, la verifica di tali aspetti si baserà sulle indicazioni presenti nei codici di comportamento redatti dalle associazioni rappresentative degli enti e ritenuti idonei dal Ministero della Giustizia a prevenire i reati, come richiamati dall’art. 6, co. 3, d.lgs. n. 231/2001.
Il collegio sindacale acquisisce dall’ODV le informazioni relative al modello organizzativo adottato dalla società, al suo funzionamento e alla sua efficace attuazione.
Essendo l’ODV un organismo dotato di specifici e autonomi poteri ispettivi, pur nell’ambito di una doverosa collaborazione reciproca tra collegio sindacale o ODV, non compete al collegio sindacale una ulteriore vigilanza di merito sull’operato dell’ODV.
Le informazioni acquisite, le richieste formulate e le relative risposte sono verbalizzate nel libro delle adunanze e delle deliberazioni del collegio sindacale.
Il collegio sindacale dovrà, quindi, verificare che nel modello organizzativo siano previsti appositi flussi informativi finalizzati a garantire l’informazione periodica sull’attività svolta dall’OdV, specie con riferimento all’attività di vigilanza circa l’adeguatezza del modello, la sua efficace attuazione e il suo aggiornamento, in particolare riguardo all’inserimento dei nuovi reati presupposto presi in considerazione ed all’illustrazione delle procedure volte a presidiare le relative aree di rischio.
Alla luce di quanto sopra, nel caso in cui la società non abbia adottato il modello organizzativo, è necessario che il collegio sindacale solleciti gli amministratori ad un’adeguata riflessione in merito e, in assenza di valide ragioni, stimoli le necessarie attivazioni.
Qualora l’organo amministrativo non intenda dotare la società del modello organizzativo nonostante le sollecitazioni dell’organo di controllo e senza adeguate motivazioni, il collegio sindacale può farne menzione nella relazione ex art. 2429 c.c., al fine di far constatare all’assemblea la propria attivazione in tal senso ed evitare, in ogni caso, qualsiasi possibile conseguenza, di cui all’art. 2407, co.2, c.c.
Uno o più componenti dell’OdV possono essere scelti fra i sindaci della società: in tale ipotesi, il flusso informativo acquisisce, evidentemente, migliore diffusione e maggiore tempestività.
La funzione di OdV può essere attribuita al collegio sindacale (ex art. 6, co. 4-bis, d.lgs. n. 231/2001): in tale ipotesi le due funzioni rimangono tuttavia distinte, pur se coordinate fra loro, e delle attività svolte nell’espletamento delle stesse dovrà essere fornita separata evidenza documentale, dovendo pertanto darsi contezza dell’attività svolta ex d.lgs. n. 231/2001 in verbali e in carte di lavoro distinti rispetto al libro delle adunanze e delle deliberazioni del collegio sindacale e ai relativi documenti di supporto.
Commento
L’OdV costituisce un importante interlocutore per il collegio sindacale in quanto, il modello organizzativo soggetto alle attività di verifica di detto organismo, è parte del sistema di controllo interno di cui il collegio sindacale valuta l’adeguatezza e il funzionamento.
Anche in relazione ai precisi obblighi introdotti dal nuovo art. 2086 c.c., la valutazione dell’adeguatezza di tali assetti non può prescindere da una verifica delle misure organizzative volte a monitorare il rischio di commissione di eventuali reati presupposto e a ridurre tale rischio entro margini accettabili. Il collegio sindacale verifica che gli amministratori abbiano valutato l’adozione del modello organizzativo e l’operatività dell’OdV in conformità alle previsioni del modello, nonché l’autonomia e l’indipendenza del medesimo OdV necessarie per svolgere in modo efficace la funzione assegnatagli. Ove applicabile, la verifica di tali aspetti
si baserà sulle indicazioni presenti nei codici di comportamento redatti dalle associazioni rappresentative degli enti e ritenuti idonei a prevenire i reati dal Ministero della Giustizia, come richiamati dall’art. 6, co. 3, d.lgs. n. 231/2001.
5.6 Vigilanza nel gruppo di imprese
Principi
Nel gruppo di imprese il collegio sindacale verifica la sussistenza di attività di direzione e coordinamento e se tale circostanza risulti dai documenti societari e sia iscritta al competente registro delle imprese.
Il collegio sindacale presta particolare attenzione alle operazioni infragruppo.
Riferimenti normativi
Artt. 2359, 2497, 2497-bis, 2497-ter, 2497-quater, 2497 quinquies, 2497-sexies e 2497-septies art. 2634 c.c.
Criteri applicativi
Il collegio sindacale accerta se svolge il proprio ruolo in una società parte di un gruppo.
In caso positivo verifica altresì se la società in cui opera svolge ovvero è soggetta ad attività di direzione e coordinamento. Nell’accertamento di cui sopra il collegio deve tener conto di quanto previsto dall’art. 2497-sexies c.c.
Spetta ai sindaci della controllante accertare che le decisioni degli amministratori della controllante seguano i principi di corretta gestione societaria e imprenditoriale evitando nocumento e/o danni a carico delle società controllate.
I sindaci delle società controllate acquisiscono dall’organo amministrativo tutte le
informazioni ritenute rilevanti per poter vigilare compiutamente sulle decisioni influenzate da un interesse di gruppo. Dovranno altresì verificare che le decisioni degli amministratori interessate da un interesse di gruppo confliggente siano motivate in modo chiaro e circostanziato, indicando le ragioni che le hanno determinate. Nei casi in cui l’organo gestorio della controllante impartisca direttive agli amministratori della controllata che possano risultare pregiudizievoli per gli interessi della società a valle, i sindaci di quest’ultima devono verificare che le decisioni dell’organo gestorio della controllata siano adeguatamente motivate e indichino i vantaggi compensativi.
Una particolare attenzione, in relazione alle operazioni infragruppo, deve essere dedicata dai sindaci delle società coinvolte alle operazioni di finanziamento o garanzie. In queste operazioni il consiglio di amministrazione dovrà valutare e giustificare caso per caso se eventuali condizioni non di mercato possano giustificarsi in virtù di interessi di gruppo. Ciò potrebbe avvenire qualora la controllante svolga un’attività di direzione forte nei confronti della controllata o in generale quando l’apparente diseconomicità di un atto, isolatamente considerato, trovi giustificazione nel quadro dei benefici derivanti dall’appartenenza al gruppo (cd teoria dei vantaggi compensativi).
Il collegio verifica che l’operazione infragruppo, sia opportunamente descritta e motivata in modo chiaro e circostanziato dall’organo gestorio nell’interesse del gruppo.
Commento
In un contesto che vede la presenza di società controllate e collegate va opportunamente evidenziato dagli amministratori se si è di fronte o meno a una situazione di direzione e coordinamento ex art. 2497 e ss. c.c. Tale circostanza va rappresentata sia al registro delle imprese, che negli atti societari della società controllata.
Le situazioni di direzione e coordinamento possono derivare, ai sensi dell’art. 2497-cc. sexies da un controllo interno di tipo azionario con la maggioranza dei voti esercitabili nell’assemblea ordinaria di altra società (art. 2359, co.1, n. cc. 1) o di voti sufficienti ad esercitare una influenza dominante (art. 2359, co. 1, n. cc. 2). Si considerano controllate anche le società che risultano sotto influenza dominante in virtù di particolari vincoli contrattuali (art. 2359, co. 1, n. cc. 3). La sussistenza della direzione e coordinamento deve essere rilevata dagli amministratori anche eventualmente su segnalazione del collegio sindacale. Si deve altresì tener conto che ai sensi dell’art. 2497-sexies c.c. sussiste una presunzione di direzione e coordinamento nei gruppi tenuti alla redazione del bilancio consolidato.
Nei casi di società sottoposte a direzione e coordinamento, le operazioni infragruppo, quando da questa influenzate, devono essere analiticamente motivate nei verbali del consiglio di amministrazione e recare puntuale indicazione delle ragioni e degli interessi la cui valutazione ha determinato la decisione dell’organo amministrativo. Nelle motivazioni quando l’operazione fosse realizzata a condizioni non di mercato dovrà evidenziarsi l’interesse del gruppo, qualora sussistente. Tale interesse potrebbe ritenersi sussistente qualora la società controllante svolga attività “compensative” nei confronti della società controllata, o in generale quando l’apparente diseconomicità rinveniente da un atto isolatamente considerato trovi giustificazione nel complessivo risultato derivante dall’integrazione di ungruppo.
Il collegio sindacale, pur non entrando nel merito delle singole deliberazioni, deve verificare che tutte le decisioni perfezionate dall’ organo gestorio siano opportunamente motivate e conformi al principio di corretta gestione.
Di tali operazioni deve essere dato conto anche nella relazione ex art. 2428 c.c.
5.7 Rapporti con gli organi di controllo delle società controllate
Principi
Nello svolgimento delle proprie funzioni, ricorrendo i presupposti di legge, il collegio sindacale vigila sull’attività svolta per tramite delle società controllate, acquisendo e scambiando informazioni con gli organi di amministrazione e controllo di queste ultime.
Riferimenti normativi
Artt. 2359, 2403-bis, co. 2 e 3, c.c.
Criteri applicativi
Il collegio sindacale pone particolare attenzione con riguardo all’esame delle operazioni infragruppo e delle informazioni fornite dagli amministratori nella relazione sulla gestione delle società controllate.
A tal fine, il collegio sindacale può:
• chiedere agli amministratori della società (anche con riferimento a determinati affari) notizie relative alle società controllate;
• scambiare informazioni con gli organi di amministrazione e con i corrispondenti organi di controllo delle società controllate.
Il collegio sindacale concorda con i corrispondenti organi delle società controllate termini e modalità per lo scambio di informazioni rilevanti prevedendo, eventualmente, incontri periodici. Possono essere oggetto di reciproco scambio le informazioni ritenute utili a adempiere le funzioni di propria competenza. In particolare, sono da considerarsi rilevanti le informazioni relative a:
• funzionamento dei sistemi di amministrazione e controllo;
• andamento generale dell’attività sociale;
• le eventuali irregolarità riscontrate nello svolgimento dell’attività di vigilanza.
I sindaci possono, altresì, chiedere all’organo amministrativo di acquisire dagli amministratori delle controllate tutte le informazioni ritenute rilevanti per vigilare sull’attività della società controllante. I dati e le informazioni acquisite anche durante gli incontri sono oggetto di verbalizzazione da riportare nel libro delle adunanze e delle deliberazioni del collegio sindacale e sottoscritta dagli intervenuti.
Note
(22) Si veda quanto precisato nella Norma 4.4. circa l’opportunità di istituire volontariamente il libro delle determine dell’amministratore unico.
(23) Del pari al collegio non è consentito l’accesso alle carte di lavoro del revisore.
(24) A titolo d’esempio, ISO 45001, ISO 14001, ISO 9001, ISO 37001.
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